A gestão de documentos é uma tarefa muito importante na organização dos processos de um negócio. Saber quais contratos estão vigentes, aqueles que já estão fora de validade ou o que precisa ser assinado faz toda a diferença na hora de lidar com clientes, colaboradores e fornecedores.
Por muito tempo a gestão de documentos foi feita através de planilhas, precisando ser atualizado manualmente, grandes tabelas com diversas abas, um trabalho nada prático e ágil. Hoje ela pode ser feita de forma digital, através de plataformas de gestão e assinatura de documentos.
Nesse artigo você vai entender os motivos.
O que é a gestão digital de documentos?
A gestão digital de documentos nada mais é do que o gerenciamento de forma automatizada, com a ajuda de uma plataforma, fazendo com que os colaboradores consigam criar, editar, enviar, revisar, assinar, administrar e armazenar todos os documentos de forma 100% digital.
Dessa forma, todo o ciclo de vida de um documento estará disponível para você, em poucos cliques. Essa solução oferece muitos benefícios para todos os tipos de empresas, dos mais variados portes. Afinal, toda instituição precisa lidar com documentos, certo?
É importante destacar que os documentos digitais são válidos desde 2001 através da Medida Provisória nº 2.200-2. Assim, a validade jurídica de um documento digital se torna a mesma de um documento impresso.
Com um software como a Contraktor, por exemplo, todo o seu fluxo de documentos pode se tornar mais inteligente e eficiente.
Em apenas alguns cliques, é possível:
- Criar um documento ou importar um modelo
- Editar as informações do contrato
- Incluir os participantes
- Enviar para assinatura via email
- Monitorar as assinaturas pendentes
- Gerenciar a vigência do documento
- Inserir alertas de prazos
- Armazenar em um ambiente totalmente seguro
- E muito mais!
Agilidade na gestão de documentos
Os documentos fazem parte de diversos processos dentro de uma organização, desde a contratação de colaboradores até o fechamento de novos negócios, e ter uma plataforma que auxilie nesse processo, deixando tudo mais prático, pode fazer toda a diferença na rentabilidade da empresa.
Além disso, processos digitais tendem a ser mais ágeis e práticos e com a gestão de documentos não seria diferente. No formato tradicional, usando papel, a logística de assinatura em cartório e toda a burocracia que envolve firmar um contrato, pode-se demorar até 30 dias para que um documento fique vigente. No meio digital isso já é bem diferente, você pode firmar um contrato e validar um documento em um único dia, ou em minutos.
Outro ponto importante de destacarmos em relação a agilidade da gestão digital de documentos é a armazenagem dos mesmos. Ter os documentos mais utilizados no dia a dia da empresa guardados em um local de fácil acesso pode simplificar a busca e tornar muito mais rápido o processo de uso.
Com uma plataforma de assinatura e gestão de documentos também é possível manter registros anteriores de versões de documentos, indicando qual usuário alterou algo no sistema e quando a ação foi executada.
Para quem ainda não sabe por onde começar, em nosso site você também pode consultar cursos e consultorias para aplicar métodos ágeis dentro do seu escritório, com o curso completo da Jurídico Ágil.
No nosso blog, há outros conteúdos como esse, em que falamos sobre como ter mais agilidade, aplicação de métodos ágeis e como é possível conciliar a tecnologia com o mundo jurídico.
