Neste artigo, vamos compartilhar o case de transformação da gestão do departamento jurídico da PepsiCo, empresa multinacional de alimentos, lanches e bebidas, que tem uma história de quase 70 anos no Brasil, mais de 12 mil funcionários, 10 fábricas e 100 filiais de vendas e centros de distribuição.
Fazer a gestão da equipe e do fluxo intenso de trabalho não é tarefa fácil. Por isso, a Pepsico estabeleceu uma parceria com o Jurídico Ágil para implementar metodologias ágeis em seu departamento jurídico, com o objetivo de acelerar as entregas e tornar o trabalho mais eficiente.
O departamento jurídico viveu uma verdadeira transformação na gestão do seu dia a dia ao implementar o método e quadro Kanban nas áreas contratos, contencioso cível e trabalhista, com impactos positivos em pouco tempo.
Alguns benefícios alcançados foram a melhora da eficiência do time através do aumento da agilidade, produtividade, organização do fluxo de trabalho, acompanhamento visual dos processos de trabalho e eventuais gargalos.
Uma melhor gestão do tempo também foi alcançada, por meio de menos reuniões direcionadas gerando mais tempo para trabalhar, focar em estratégias e integrar pessoas, gerando uma na percepção positiva do Departamento, além de uma melhora na qualidade de vida dos colaboradores.
Continue lendo para saber todos os detalhes deste projeto que inclusive ganhou o selo de “Melhores Práticas na gestão de departamento jurídico”.
Os desafios que o departamento jurídico estava enfrentando
O principal desafio era integrar todas as atividades das áreas cível e trabalhista do contencioso para trabalhar de forma mais efetiva e organizada, deixando à vista por exemplo atividades repetitivas que poderiam ser melhoradas e possivelmente automatizadas.
Os fluxos de trabalho contemplavam demasiada segmentação de atividades, o que levava a criação de gargalos e dificultava a colaboração no dia a dia. Os colaboradores não tinham visibilidade do que os demais integrantes do time estavam fazendo. A comunicação era dispendiosa, com uma grande quantidade de e-mails e reuniões, o que limitava a eficiência jurídica do departamento.
O departamento já utiliza várias soluções de tecnologia e queria dar um próximo passo de inovação porém precisava entender os problemas na origem para poder tomar decisões acertadas. Neste sentido, se buscava alguma forma de entender facilmente todos os fluxos de trabalho, revisar como as atividades estavam sendo executadas no dia a dia, qual era a sobreposição de atividades e o que mais poderia ser melhorado.
Muitas vezes se pensa que se já está trabalhando de uma forma ágil e eficiente mas a realidade quando os líderes e time conseguem visualizar o todo normalmente é diferente e se consegue visualizar de forma fácil o que poderia ser simplificado, alinhado e tornado mais eficiente. É por isso que o Jurídico Ágil inicia as suas atividades implementando o método e quadro Kanban. Vamos a ele?
Sobre o método e quadro Kanban
O Jurídico Ágil tem um método próprio e único no mercado jurídico que contempla os principais conceitos e práticas e ágeis. O início dos seus projetos de transformação de gestão se dá exatamente com o método e quadro Kanban e é seguido por várias outras técnicas, conceitos e estruturas próprias.
Um quadro kanban é uma ferramenta visual que representa o fluxo de trabalho de uma equipe. Ele é composto por colunas que representam as etapas do processo de trabalho e cartões que representam as tarefas ou itens a serem concluídos. Cada cartão tem informações relevantes sobre a tarefa, como prioridade, responsável, prazo de entrega e status atual.
O objetivo do quadro Kanban é fornecer uma visão clara e concisa do trabalho em andamento e identificar gargalos e oportunidades de melhoria. O quadro pode ser construído de forma manual por meio de post-its colados em uma parede porém com o avanço da transformação digital e necessidades de maior colaboração, trabalho remoto entre outros fatores, a maioria dos quadros Kanban atualmente são eletrônicos, utilizando softwares como o Trello, Microsoft Planner, Kanbanize ou outros.
Já o método kanban é uma abordagem de gerenciamento de atividades que se concentra em maximizar a eficiência e a eficácia do fluxo de trabalho. Ele é baseado em princípios como limitar o trabalho em andamento, gerenciar o fluxo de trabalho, tornar as políticas de processo explícitas e melhorar continuamente o processo.
Para saber mais detalhes sobre os diversos Métodos Ágeis, clique aqui.
O passo a passo da implementação
Durante o ano de 2022 se deu o início do processo de implementação e desde então, os profissionais do setor testemunharam uma melhoria exponencial da agilidade e efetividade dos serviços. Vamos aos detalhes da implementação?
Primeiramente, ajudamos o departamento jurídico a identificar um software ideal que pudesse ser utilizado para o quadro Kanban. A empresa tem o Microsoft Planner como padrão corporativo, este software não tem custo extra para a empresa, já se encontrava instalado em todos os computadores além de cumprir com todos os requisitos de segurança e privacidade de dados requeridos pela empresa. Como a Jurídico Ágil é agnóstica a softwares e trabalha com todos do mercado, propusemos o uso dele para esta implementação.
Após esta fase, fizemos reuniões com cada time, treinamos todas as pessoas nos conceitos das Metodologias Ágeis e na teoria e prática do Kanban.
Com isso os times ficaram prontos para começar a implementar os quadros específicos de cada time dentro do Planner. Para isso, todas as pessoas trouxeram as atividades que antes estavam espalhadas em vários emails, sistemas, post-its e consolidaram no Kanban do time.
Utilizando várias técnicas, os fluxos de trabalho foram discutidos, mapeados e refletidos no quadro, assim como foram criadas as normatizações que foram se mostrando necessárias e que normalmente também colocamos dentro do Kanban em um espaço específico.
Ao longo da jornada de implementação, foram sendo identificadas as atividades repetitivas, gargalos e fontes de perda de foco e apoiamos tanto na descoberta final do fluxo de trabalho quanto na definição das colunas e implementação do fluxo dentro do quadro Kanban.
Em paralelo, treinamos outras equipes, agrupamos as tarefas e criamos processos de andamento das atividades, para que todos pudessem se autogerenciar no dia-a-dia de trabalho. Também foram estabelecidas as reuniões diárias (daily meetings) que tem o objetivo de alinhar e atualizar o time, além de observar se existem gargalos, necessidade de repriorização. Para estas reuniões, sugerimos que sejam feitas algumas perguntas ou que alguns pontos sejam observados como por exemplo abaixo:
Como benefício direto, as outras reuniões do departamento jurídico foram ficando mais breves e produtivas, focadas em estratégias e alinhamentos mais gerais da equipe, porque as tarefas diárias já eram tratadas no Daily Meeting.
As tarefas se tornaram visíveis para todos os colaboradores da equipe e desta forma, o gerente conseguia acompanhar facilmente as atividades, os responsáveis e os prazos de cada processo. Ao mesmo tempo, os profissionais conseguiram consultar suas entregas semanais e mensais e receber feedback visual do seu trabalho.
“A metodologia ágil, sem dúvida, transformou as nossas atividades”
Fernando Prado – Gerente Sênior da Pepsico
Um dos pontos enfatizados por Myrian Santiago – sócia líder de treinamento e implementação do Jurídico Ágil – é que a implementação de metodologias ágeis não é igual para todos os departamentos, escritórios e empresas. Cada organização e time tem sua cultura, especificidade e sua forma de trabalhar. Por isso, o Kanban precisa ser adaptado para cada time, de acordo com suas especificidades.
“Não tem um kanban igual ao outro. Não tem um cartão pronto. Isso precisa ser normatizado dentro do departamento. Não basta abrir o software e ir fazendo do seu jeito”
Myrian Santiago
” … A forma de implementação do Jurídico Ágil é sensacional pois cada etapa é construída com a equipe, entendendo o tempo dela e gerando resultados práticos que fazem com que todos se abram para a mudança. …” comentou Fernando Prado durante a live de compartilhamento do case de sucesso.
Resultados e benefícios gerados
Dentro dos vários resultados e benefícios gerados pela implementação, destacamos:
- Inovação jurídica – um tipo de inovação que engloba pessoas, processos e tecnologia
A maioria dos departamentos jurídicos já investiu tempo e dinheiro em várias tecnologias como por exemplo software de gestão de processos, leitura de diários oficiais entre outros.
O grande diferencial no caso do Método Jurídico Ágil é que a inovação que resulta ao implementar uma nova forma de gestão, engloba os três pilares de pessoas, processos e tecnologia e isso traz uma transformação que gera resultados mais robustos, eficientes e eficazes.
O método Kanban faz uso de um quadro que é a parte de tecnologia (no caso dos quadros virtuais) e requer que os processos (ou fluxos de trabalho) sejam revisados e as pessoas participem ativamente. Por isso a importância de se conhecer as metodologias ágeis a fundo antes de se iniciar o projeto, pois implementar somente um dos três pilares pode fazer o projeto fracassar ou não entregar todos os benefícios possíveis.
Ainda no tema de tecnologia, foi feita uma automação muito importante para a maioria dos departamentos jurídicos que é a integração da caixa de email com o quadro Kanban, possibilitando que quando um email com pedido de algum cliente interno seja enviado ao departamento jurídico (ou mesmo um pedido de reunião), seja criado um cartão automaticamente dentro do quadro Kanban. Isto foi implementado por meio do Power Automate da Microsoft que faz esta automação dos fluxos de trabalho e a configuração – feita com o auxílio do time do Jurídico Ágil – permitiu inclusive que o cartão já seja criado com as especificações de quais pessoas irão ser designadas e quais tarefas específicas devem ser realizadas.
- Redução da curva de aprendizado de novos funcionários e enorme facilidade de treinamento para os funcionários menos experientes
Durante a fase de implementação, um novo colaborador entrou no departamento jurídico e foi muito clara a velocidade com que esta pessoa conseguiu se integrar no time e participar das tarefas do dia a dia. Isso aconteceu porque as informações necessárias já estavam consolidadas em um lugar único e organizado que é o quadro Kanban e assim este novo colaborador conseguiu facilmente visualizar o que está acontecendo e qual é o fluxo do trabalho, assim como se atualizar por meio das reuniões diárias.
Um outro enorme benefício é que, devido a que o trabalho está exposto para todos e que as reuniões diárias esclarecem muitas dúvidas, as pessoas menos experientes conseguem aprender e ter acesso a muito mais informações estruturadas de uma forma muito rápida, o que faz com que alcancem maior proficiência em menor tempo.
- Maior visibilidade de todas as atividades que estão sendo executadas, melhor comunicação, identificação de gargalos e redução de controles paralelos
Antes da implementação do Kanban era muito comum serem trocadas grandes sequências de email, com várias pessoas copiadas para tentar resolver situações específicas e muitas vezes o histórico era de difícil entendimento. Depois da implementação, o tema é colocado em um cartão específico e todas as informações relacionadas e trocas de mensagens ficam no mesmo lugar, incluindo listas de tarefas relacionadas, o que simplifica e agiliza o enormemente o dia a dia.
Antigamente quando o líder precisava aprovar alguma coisa era necessário enviar um email e caso a resposta tomasse mais tempo do que esperado era enviada uma mensagem ou mesmo feita uma ligação para encontrar o email e destravar o processo. Hoje em dia o líder tem uma coluna no Kanban e é notificado pelo quadro sempre que existir algo para aprovar. Logo que ele aprova o sistema notifica as pessoas envolvidas e o fluxo segue, isso reduziu enormemente o gargalo e agilizou o dia a dia, além de ter reduzido controles paralelos baseados em e-mails e planilhas.
- Mapeamento dos fluxos de trabalho, estabelecimento da visão unificada de atividades do time e foco no que precisa ser feito
O mapeamento do fluxo de trabalho é uma das primeiras atividades no projeto de implementação e esta atividade ajuda na visualização do estado atual, traz clareza para as atividades que antes ficavam mais subentendidas e pouco alinhadas e isso deixa o fluxo mais eficiente, linear e otimizado, ajudando a reduzir a quantidade de emails e mensagens diárias.
Com esta visão mais ampla de todas atividades e fluxo de trabalho, fica muito mais fácil focar no que precisa ser melhorado e quais são as atividades e processos que precisam ser destravados. As reuniões diárias são um ótimo ambiente para a resolução destes problemas e com isso não se precisa esperar outras reuniões ou escalar para níveis mais altos da organização.
Perceba que o foco é nos fluxos e atividades e não tanto nas pessoas, isto porque adotamos uma visão sistêmica do trabalho entendendo que o que traz mais resultado é entender o todo e ajudar para que as atividades fluam. Desta maneira a maioria dos problemas específicos das pessoas são sanados sem tanta necessidade de exercer demasiada pressão em cada pessoa.
- Time auto gerenciável e descentralização das tomadas de decisão
Com o quadro Kanban organizado, os times alinhados e as reuniões diárias acontecendo, os times começam a se tornar mais autônomos e autogerenciáveis, ficam mais seguros de suas entregas pois todos têm a visibilidade do que está acontecendo e onde precisa estar o foco. Isso ajuda enormemente o gestor pois ele começa a ter tempo para focar em inovação, estratégia, bem estar das equipes já que não precisa ficar “apagando fogo” toda hora.
Um outro benefício relacionado aos colaboradores é que as tarefas executadas ficam claramente descritas no quadro Kanban por meio de cartões. Isso facilita a visualização do trabalho e performance individual. Quando chega o momento de revisar performance e entrega, basta recorrer ao Kanban e neste sentido a pessoa nutre um sentimento de realização e segurança muito maior.
- Melhoria na forma de trabalho
Segundo o gerente, a implantação do Kanban foi fundamental para o regime de trabalho híbrido da empresa. “Hoje, mesmo estando distantes, a gente é muito mais colaborativo do que quando estávamos juntos no escritório, trabalhando lado a lado”, contou Fernando.
Segue o resumo dos principais benefícios alcançados:
- Aumento da agilidade e produtividade
- Maior organização do fluxo de trabalho
- Facilidade de acompanhamento dos processos de trabalho
- Economia de tempo: menos reuniões e mais tempo para trabalhar, focar em estratégias e integrar pessoas
- Melhoria da comunicação entre departamentos e colegas de trabalho
- Visibilidade facilitada das tarefas de toda a equipe
- Crescimento do senso de realização dos profissionais
- Descentralização da gestão do trabalho
- Fomento ao autogerenciamento profissional
- Adaptabilidade ao trabalho híbrido ou remoto
- Aceleração da retomada de processos parados e atrasados
- Aprimoramento da administração de intercorrências e imprevistos
- Resultados em curto prazo
Conclusão
“O Kanban transformou a minha vida e de todo o time que está conectado, mudou a forma de trabalhar, com resultados rápidos e foi surpreendente ter benefícios tão rapidamente. Ele vai fazer você ter uma outra visão do que é feito no dia a dia e vai te possibilitar identificar gargalos e melhorar os fluxos de trabalho. Quem não implementar uma metodologia ágil terá dificuldade de enfrentar os desafios do dia a dia…”
Fernando Camargo
“O departamento jurídico da Pepsico atende um contencioso de várias áreas… Mesmo sendo uma equipe de alto nível, quando se implementa metodologias ágeis melhora ainda mais”, contou a co-fundadora do Jurídico Ágil, Myrian Santiago, que realizou o treinamento e implementação na companhia.
Com base nesta implementação, o departamento jurídico recebeu o selo de prática certificada no 7o Prêmio de Melhores Práticas de Gestão de Departamentos Jurídicos promovido pela Intelijur.
Outros cases de sucesso
O Jurídico Ágil tem grande experiência na implementação em departamentos jurídicos como Ambev, Siemens Healthineers, Mills, VLI, Grupo Cornélio Brennand e outros.
Para ver mais alguns casos de sucesso, clique aqui.
Como começar a aplicar o Método Jurídico Ágil no seu departamento jurídico
Dependendo do seu momento atual, e particularidades, pode escolher entre 3 opções:
Curso Jurídico Ágil – Aulas gravadas, eBook do Método Jurídico Ágil e encontros mensais para você que quer entender um pouco mais sobre o tema e tentar aplicar sozinho no seu time.
Treinamento e implementação – Para você que quer resultados rápidos e um treinamento e mentoria personalizados e práticos, aplicados diretamente por nossos sócios que atuam diretamente nos seus times e organização.
Mentoria – Para quem já aplicou as Metodologias Ágeis e quer ir um passo além, entrando em tópicos avançados. As reuniões são online e quinzenais e funcionam para tirar dúvidas, receber um direcionamento estratégico dos nossos sócios Leonardo Toco e Myrian Santiago. Este espaço também é muito utilizado para que os participantes dividam o que tem funcionado para cada uma deles, e também os desafios, e todos contribuem com ideias uns nos projetos dos outros.
Caso você queira se destacar entre os seus colaboradores e no mercado, atingir um novo nível de eficiência jurídica, colaboração e qualidade de vida, entre em contato conosco!
