Agilidade e eficiência são duas palavras de ordem no mundo corporativo do século XXI. Neste sentido, a metodologia ágil surge como opção para desburocratizar o processo de trabalho, aumentar a produtividade, agilizar as entregas entre outros enormes benefícios.
Desde 2001, quando o conceito de metodologia ágil foi consolidado pela publicação do Manifesto Ágil, essa forma de trabalhar vem ganhando espaço em diversas empresas e organizações, inclusive no segmento jurídico, com ótimos resultados já comprovados.
Neste post, explicaremos o que é a metodologia ágil, seus objetivos e vantagens. Vamos mostrar quais as metodologias ágeis que nós do Jurídico Ágil aplicamos no dia-a-dia e qual foi o resultado alcançado.
No final, você terá uma ótima visão de como essa forma inovadora de trabalhar pode melhorar os resultados no mundo jurídico e conhecerá os casos de sucesso.
Boa leitura
Metodologia ágil
Para começar, vamos explicar o que é metodologia ágil, como ela funciona e quais suas vantagens para as empresas e times jurídicos.
O que é?
Metodologia ágil é uma forma de trabalhar em equipe com distribuição organizada de tarefas, comunicação intensa entre os colaboradores, entregas ágeis e regulares e melhoria constante dos produtos ou serviços realizados.
Existem várias iniciativas para testar novos modelos de trabalho, como, por exemplo, a estrutura Scrum que foi oficialmente divulgada ao público em 1995. Mas a publicação do Manifesto Ágil em 2001 ajudou a dar uma forma ainda maior a este movimento. O documento estabeleceu seus princípios e valores, que vamos detalhar mais tarde.
Metodologia Ágil é então uma palavra que sumariza vários métodos, estruturas e técnicas que estão alinhadas com o pensamento ágil e o manifesto ágil.
Em sua maioria, as metodologias ágeis foram projetadas para o desenvolvimento de software na área de tecnologia, porém devido ao enorme sucesso, elas estão sendo implementadas na gestão de vários outros segmentos, como o marketing, RH, educação, indústrias, órgãos públicos e times jurídicos.
Um ponto importante de se ressaltar é que elas foram projetadas para serem utilizadas pelos trabalhadores do conhecimento (do inglês knowledge worker), que é um termo cunhado por Peter Drucker, utilizado para representar as pessoas que são valorizadas pela sua capacidade de atuar e gerar resultados em uma área específica, como é o caso de tecnologia, medicina, e os advogados no ambiente jurídico.
Esta distinção é importante, pois a gestão dos trabalhadores do conhecimento deve ser diferente da gestão dos trabalhadores braçais onde o modelo de gestão mecanicista é aplicado. Vemos assim que um dos grandes problemas de gestão do dia-a-dia é aplicar uma gestão de comando e controle aos trabalhadores do conhecimento.
Isso é uma das principais causas dos problemas organizacionais, pois gera um enorme desalinhamento entre os líderes e o time.
Existem diversas metodologias, estruturas e técnicas ágeis, como Kanban, Scrum e OKRs. Vamos explicar como funciona cada um deles mais adiante.
Como funciona e objetivos
Nós acreditamos que o ideal é entender todas as metodologias ágeis e implementar as que façam sentido para cada caso. No Jurídico Ágil foi exatamente o que fizemos e, na nossa experiência, utilizar o Kanban em conjunto com o Scrum e os OKRs, além de outras técnicas ágeis, é o que traz mais resultado.
Em uma visão simplificada, os times que utilizam estas metodologias ágeis fazem um planejamento colaborativo e focado, trazendo muita visibilidade do que precisa ser feito e quem está fazendo o quê. As atividades e os prazos são trazidos para um quadro Kanban que é compartilhado por todos e tudo o que será feito é alinhado entre o time.
Para que isto aconteça, os prazos são baixados em uma planilha excel e importados no software de Kanban preferido pela organização. Temos liderado várias implementações em Kanban, utilizando o Trello, o Microsoft Planner, entre outros.
Tendo a visão de tudo que precisa ser feito, isto é encaixado em um bloco de trabalho chamado Sprint que normalmente é de uma a duas semanas. Depois desta lista do “A fazer” alinhada, se iniciam as reuniões diárias (do inglês daily meetings) que ajudam na atualização do que está sendo feito, identificação de gargalos, entre outros.
Ao final deste bloco de trabalho ou Sprint, é feita uma reunião para verificar se tudo foi feito e qual qualidade foi alcançada. Depois, é feita uma reunião de retrospectiva para ver o que funcionou durante a sprint e o que pode ser melhorado para a próxima.
Este mesmo modelo de trabalho pode ser aplicado para qualquer time jurídico, seja de consultivo, contencioso, contencioso de volume, escritórios, departamentos jurídicos e varas judiciais.
Quando os times já estão trabalhando de forma ágil, são aplicadas outras técnicas ágeis para aumentar ainda mais os resultados, conectar os times com a liderança e aplicar técnicas de estratégia como os OKRs.
Os objetivos da aplicação destas metodologias são:
- Garantir o fluxo ágil e ininterrupto de trabalho
- Organizar as tarefas da equipe
- Entregar produtos ou serviços cada vez melhores
- Aumentar a produtividade do time
- Melhorar a satisfação do cliente
Importância para as organizações
Uma pesquisa da American Psychological Association mostrou que 42% das organizações brasileiras que utilizam método ágil perceberam aumento de produtividade. Além disso, 52% adquiriram maior habilidade para gerenciar mudanças de prioridades.
A mesma pesquisa revelou que 41% das organizações reduziram o tempo de entrega e tiveram clientes mais satisfeitos. Os entrevistados também perceberam redução dos riscos nos projetos (26%), melhor previsibilidade das entregas (27%) e melhor visibilidade dos projetos (31%).
Vantagens
Podemos citar várias vantagens da implementação da metodologia ágil no trabalho:
- Eleva a produtividade
Com um plano de tarefas organizado para toda a equipe, perde-se menos tempo em reuniões de pauta e delegação diária de atividades. Os profissionais podem manter o foco nas suas atividades e nos seus prazos, sem se preocupar com imprevistos e demandas emergenciais o tempo todo.
Essa estrutura é a base para uma equipe altamente produtiva – produtividade essa que vai além do alto número de entregas. A verdadeira produtividade é gerir o tempo para aumentar a quantidade sem perder em qualidade.
- Melhora a comunicação interna
Com a metodologia ágil, todos os membros da equipe têm conhecimento das tarefas uns dos outros. Essa visibilidade melhora a comunicação interna e facilita a interação para tirar dúvidas, solucionar problemas e sugerir melhorias.
- Fomenta o engajamento da equipe
A interdependência das tarefas cria um senso de colaboração coletiva que é essencial para os grupos de trabalho. Os objetivos e metas não são individuais na metodologia ágil; elas são coletivas. Isso contribui para o aumento do engajamento dos integrantes da equipe.
- Ajuda a validar as estratégias
Por causa da priorização do planejamento na metodologia ágil, fica mais fácil criar estratégias e validá-las com a equipe. O planejamento estratégico é realizado tanto no início quanto no desenvolvimento do projeto, dentro da metodologia ágil.
- Organiza as demandas
A metodologia ágil organiza as demandas de forma sistemática, priorizando as tarefas que geram mais valor ao cliente, e torna todas as tarefas visíveis a cada um dos colaboradores. Os prazos e os responsáveis por cada tarefa também são definidos previamente.
- Mais qualidade no produto ou serviço
É ritual na metodologia ágil rever os processos de trabalho, apontar anomalias e sugerir pontos de melhoria. Esse procedimento permite a melhoria contínua dos produtos e serviços ofertados pela empresa ou departamento.
- Melhor resposta aos imprevistos
Um grupo de trabalho com atribuições bem definidas e demandas organizadas consegue contornar imprevistos e resolver problemas de última hora muito mais rapidamente.
Por outro lado, a centralização de atividade, a comunicação interna falha e a desorganização das tarefas tornam mais difícil a localização do colaborador indicado para intervir em determinada situação inesperada.
O Manifesto ágil
O manifesto ágil foi lançado em 2001 nos Estados Unidos e é uma declaração de valores e princípios do desenvolvimento ágil de software, assinado por 17 desenvolvedores que estavam testando novos modelos de trabalho como, por exemplo, o Scrum, o XP entre outros.
O documento fundamentou as bases da metodologia ágil e influenciou as rotinas de trabalho e a condução de projetos não só da área de tecnologia, mas de todos os segmentos do mundo corporativo.
Como consequência da assinatura do manifesto ágil, foi fundada a organização Agile Alliance, também em 2001. Essa instituição apoia, até hoje, pessoas e empresas que utilizam a metodologia ágil.
Valores
Os quatro valores do manifesto ágil são:
- Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
O foco está nas pessoas, não nos processos!
- Software em funcionamento mais que documentação abrangente
É melhor fazer algo que funciona do que ter um grande planejamento que nunca sairá do papel.
- Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
A colaboração com o cliente é o segredo do sucesso de qualquer projeto.
- Responder a mudanças mais que seguir um plano
É preciso estar atento às atualizações do caso, ser flexível e responder rapidamente às mudanças.
Princípios
Os 12 princípios do manifesto ágil são desdobramentos dos 4 valores:
- Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente através da entrega contínua e adiantada de software com valor agregado;
- Mudanças nos requisitos são bem-vindas, mesmo tardiamente, pois os processos ágeis tiram vantagem das mudanças visando vantagem competitiva para o cliente;
- Entregas frequentes de software funcionando, de preferência no menor tempo;
- Empresários e desenvolvedores devem trabalhar juntos ao longo do projeto;
- Construa projetos em torno de indivíduos motivados, ofereça a eles o ambiente e o suporte necessário e confie neles para fazer o trabalho;
- O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e entre uma equipe de desenvolvimento é por meio de conversa face à face;
- Software funcionando é a medida primária de progresso;
- Processos ágeis promovem desenvolvimento sustentável. Patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante;
- A atenção contínua à excelência técnica e ao bom design aumenta a agilidade;
- Simplicidade, a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado é essencial;
- As melhores arquiteturas, requisitos e designs emergem de equipes auto-organizadas;
- Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e então refina e ajusta seu comportamento de acordo.
As principais metodologias, estruturas e técnicas ágeis
Vejamos as principais metodologias, estruturas e técnicas ágeis que acreditamos serem aplicáveis ao mundo jurídico e como elas funcionam na prática:
Kanban
Talvez o formato mais famoso e simples de metodologia ágil é o Kanban. Ele é conhecido por seu principal item: o quadro Kanban. Nele, todas tarefas do projeto são inseridas respeitando um fluxo com etapas pré-definidas.
O quadro é customizável de acordo com a realidade da empresa e do projeto. Em uma forma inicial e simplificada, ele geralmente inclui três colunas: tarefas a serem cumpridas, tarefas em andamento e tarefas concluídas.
Esse quadro visual facilita a visualização das tarefas, organiza as demandas e gera entregas frequentes para o cliente, aumentando sua satisfação.
No mundo jurídico, o quadro Kanban é adaptado e cada atividade ou prazo a ser feito se torna um cartão, sendo que as colunas normalmente são colocadas de acordo com a especialidade do time.
Abaixo está um exemplo de um quadro Kanban que utilizamos com os nossos clientes, sejam alunos do curso ou da consultoria.
Scrum
O Scrum é uma estrutura ágil muito utilizada nos dias atuais, foi difundida inicialmente em um artigo no ano de 1986 e depois refinada e publicada por Ken Schwaber e Jeff Sutherland em 1995, tendo uma revisão recente em 2020. O termo Scrum vem do esporte Rugby e faz referência a um método de reinício de jogada, em que os jogadores se juntam e se empurram em busca da bola.
Ele tem três pilares, de acordo com Rafael e Horácio Ribeiro:
- Transparência: todo o processo precisa estar visível para todos os integrantes
- Inspeção: o processo deve ser inspecionado regularmente para identificar problemas ou oportunidades melhorias
- Adaptação: às mudanças sugeridas pela inspeção devem ser colocadas em prática rapidamente
O ciclo de trabalho do Scrum é dividido em 4 fases, segundo Sbrocco e Macedo:
- Definir o backlog (lista de tarefas) do produto, analisando riscos, custos, ferramentas e responsáveis
- Definição do backlog da Sprint (período curto determinado, geralmente de 1 a 2 semanas) e atribuição de responsabilidades para os membros do time
- Reuniões semanais com os stakeholders (partes interessadas) e encontros diários com os membros da equipe
- Entrega de um incremento ou parte do produto
Ao final de cada sprint, um novo sprint backlog é criado e o ciclo se repete até que o produto seja finalizado por completo.
Conforme colocado acima, nós acreditamos que o melhor resultado é gerado quando se une o Kanban com o Scrum.
Existe um material oficial e gratuito tanto de Scrum quanto de Kanban. Você pode acessar os links destes materiais e de outros livros, vídeos e artigos, clicando no link abaixo.
Lean
O método Lean busca evitar desperdício de recursos e se detém ao essencial na produção de produtos e realização de serviços. A palavra Lean significa “enxuto” em Inglês.
Na prática, as organizações que utilizam esse método procuram entender o que é mais importante para o cliente, e priorizam essas demandas em relação às outras. Afinal, não adianta entregar um produto cheio de funcionalidades se não ele não cumpre o desejado pelo cliente.
A metodologia Lean categoriza os processos em 3 classes diferentes: fluxos que geram valor para clientes; fluxos não geram valor direto para clientes, mas que são fundamentais para a entrega do produto, e fluxos que não geram nenhum tipo de valor para os clientes.
Essa última categoria é eliminada para evitar desperdícios e focar no que é realmente necessário. O Lean está bastante relacionado ao método Kanban e alcançamos o que é proposto pelo Lean durante o processo de implementação das metodologias ágeis.
Mentalidade de crescimento
Conceito desenvolvido pela psicóloga Carol Dweck e detalhado em seu livro “Mindset- a nova psicologia do sucesso”, a mentalidade de crescimento expõe o resultado de uma longa pesquisa e experimentos feitos na universidade de Stanford.
A pesquisa revelou a mentalidade focada em crescimento como característica de pessoas que alcançaram conquistas em diversos setores e áreas da vida.
O estudo de Carol mostrou que as pessoas com a mentalidade de crescimento se concentram na melhoria de processos ao invés de focar somente em resultados, e desta maneira enxergam suas falhas como oportunidades de aprendizado e crescimento e estão mais abertas às mudanças no seu ambiente social e de trabalho.
A mentalidade de crescimento é o fator fundamental para o melhor desempenho do indivíduo, e sobretudo nas organizações de sucesso e times ágeis, pois pessoas com estas características abraçam melhor as mudanças e estão mais dispostas a crescer com o time e aceitar desafios mais abertamente e com energia positiva.
Modelo de Tuckman
Bruce Wayne Tuckman realizou um grande estudo e descreveu os diferentes estágios para formação e desenvolvimento de pequenos times, mostrando o seu comportamento em várias etapas.
Pode ser utilizado como um importante guia para entender pelo que o time potencialmente está passando e assim antever possíveis problemas e suportar melhor o crescimento do time.
Ressaltando que este modelo não é rígido, alguns estágios podem ocorrer simultaneamente e as mudanças de membros de um time pode levá-lo ao seu estágio inicial de formação.
Management 3.0
É um conceito criado por Jurgen Appelo e se encontra muito alinhado às práticas ágeis. Foca em criar um ambiente onde todas as pessoas são responsáveis pelo sucesso do negócio e assim cabe às equipes a decisão da maneira como as tarefas são realizadas, tirando a verticalidade do sistema de gestão.
Este conceito traz uma série de teorias e técnicas, divididas em seis visões de gestão, que visa a fornecer a gestores e líderes os conhecimentos necessários para expandir a agilidade para toda a organização.
O conceito propõe uma gestão mais humanizada, mostrando que as pessoas devem ser o ativo mais importante da organização. Um dos grandes objetivos é engajar os colaboradores e dessa forma alavancar o crescimento do negócio com todos focados em um objetivo comum: entregas rápidas, eficazes e ágeis para a criação de produtos incríveis.
Este é o monstrinho guru de agilidade, o MARTIE, com as 6 visões da Gestão 3.0, baseadas em 2 fundamentos – Gestão e Liderança e Pensamento Complexo:
Estas visões são fundamentais para alinhar a gestão e comunicação entre os times e escalar o sucesso da empresa como um todo com processos mais eficientes e ágeis.
OKRs
É uma estrutura de definição colaborativa de metas e a sua sigla significa Objetivos e Resultados Chave. Eles ajudam a trazer o alinhamento entre a estratégia e a execução e também traz foco pois ele propõe que sejam definidos poucos Objetivos e Resultados Chave além de que eles sejam medidos e implementados em períodos curtos de tempo, normalmente um trimestre.
Eles devem ser considerados um fator motivador para a organização pois devem ser discutidos e atualizados com todo os times além do que é possível que cada OKRs seja cascateado a nível de time ou mesmo de cada colaborador e assim o impacto, contribuição e alinhamento de cada pessoa fica bastante claro.
Nas nossas consultorias e cursos, gostamos de implementar os OKRs somente depois de ter implementado o Kanban, pois assim conseguiremos colocar itens de trabalho associados aos OKRs diretamente no Kanban de cada time conforme o caso.
Caso você queira saber mais sobre os OKRs aplicados ao mundo jurídico, assista a este vídeo:
Metodologias ágeis X Metodologias tradicionais
Diferentemente das metodologias ágeis que acabamos de analisar, as metodologias (ou formas de trabalho) tradicionais são mais densas e focadas no processo de andamento do projeto. O planejamento é bem detalhado e controlado pelos custos, prazos e taxas de progresso.
Os processos de trabalho que seguem metodologias tradicionais possuem etapas sequenciais com diversas atividades, e o cliente só vê o resultado no final do projeto.
O grande desafio das metodologias tradicionais é que o mundo está cada vez mais BANI, ou seja, frágil, ansioso, não linear e incompreensível e, neste sentido, o planejamento e entregas precisam ser constantemente adaptadas.
As metodologias tradicionais mais utilizadas são o modelo em cascata, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e o Prince2 (Projects in Controlled Environments).
Para definir qual é a melhor forma de gerenciar os projetos da sua empresa – por metodologias ágeis ou metodologias tradicionais -, é preciso considerar a complexidade e a previsibilidade das atividades do seu negócio.
Os ambientes de trabalho mais complexos e incertos, que envolvem trabalho criativo, tendem a se adaptar melhor com as metodologias ágeis, como apontou uma pesquisa da Universidade Tecnológica Federal do Paraná.
Mas e os times jurídicos? Que metodologias são mais indicadas para escritórios de advocacia, departamentos jurídicos e advogados autônomos? Com certeza as metodologias ágeis. Já te explicamos o porquê.
Por que seu time jurídico deve adotar as metodologias ágeis imediatamente
Os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos lidam com um grande número de documentos, tarefas e prazos em um ambiente de enorme pressão. Essa realidade demanda organização de atividades e planejamento estratégico, assim como uma execução ágil, adaptável e colaborativa e que ajude na redução do stress e sobrecarga de trabalho.
“O resultado foi uma maior eficiência, alinhamento e colaboração de todos os times, um novo modelo de gestão remoto foi implementado e a satisfação de todos é nítida.” – Comentário da sócia de um dos escritórios que tiveram a implementação das Metodologias Ágeis
Outro fator importante é que o trabalho jurídico exige muita interação entre as pessoas, seja dentro ou fora do time. Essa interação constante demanda práticas de melhoria da comunicação interna, que são comuns na metodologia ágil.
Para que todos os profissionais se sintam felizes e satisfeitos dentro da empresa, é altamente recomendado que as tarefas atribuídas a cada um e o andamento dos projetos coletivos fiquem visíveis para todos os colaboradores e assim todos possam colaborar, trocar experiências e designar tarefas de uma maneira mais simples e direta.
“O resultado principal que identifico é em relação a qualidade de vida da equipe” – Este é o feedback de um juiz federal, que é aluno do Jurídico Ágil e implementou no seu time do tribunal.
Isso aumenta a transparência no ambiente profissional e fortalece, no colaborador, a sensação de trabalho concluído e o sentimento de pertencimento à organização.
A organização advinda da metodologia ágil também facilita a identificação de possíveis sobrecargas de trabalho, permitindo a redistribuição de tarefas e a redução do nível de estresse entre os profissionais.
Além disso, agilidade, produtividade e eficiência são três qualidades que caem bem em qualquer escritório ou departamento, independentemente da área de atuação, concorda?
Se você quiser levar a metodologia ágil para seu escritório ou departamento jurídico, entre em contato conosco aqui.
Como implementar as metodologias ágeis na sua organização
Agora que você entendeu a importância da metodologia ágil e porque ela é bem-vinda nos times jurídicos de qualquer tamanho ou especialidade, vamos mostrar um passo a passo genérico para a implantação.
- Converse com o seu time sobre as dificuldades atuais e ideias de melhoria
Pergunte ao seu time quais são as dificuldades que estão enfrentando, o que gostariam de mudar e faça um paralelo com as possibilidades do mercado. Com certeza vários aspectos que forem levantados podem ser solucionados pela implementação das metodologias ágeis.
- Treine os seus colaboradores
Antes e durante a implantação da metodologia, faça um treinamento com todos os colaboradores sobre os princípios, valores e ferramentas da metodologia ágil.
Identifique também os acertos e erros de cada profissional e forneça feedback para incentivar o desenvolvimento constante dos colaboradores.
Caso você queira ter velocidade e assertividade na implementação, utilize uma consultoria como a do Jurídico Ágil que tem grande experiência com escritórios e departamentos jurídicos.
- Monte uma equipe alinhada
Traga tudo o que precisa ser feito para um quadro Kanban, divida o planejamento em pequenos ciclos (sprints), quebre-os em diversas tarefas e deixe o time decidir em conjunto com a controladoria quem será o responsável por cada atividade.
Junto com a controladoria, defina os prazos de cada tarefa e cuide para não sobrecarregar nenhum profissional, distribuindo as tarefas ao longo do tempo de forma sustentável e exequível.
Ao longo do projeto, mantenha sua equipe alinhada e atualizada por meio das reuniões diárias e retrospectivas.
- Identifique onde melhorar
O ponto-chave da metodologia ágil é a melhoria contínua. Para isso, é preciso revisar os processos frequentemente e identificar falhas, gargalos e oportunidades de melhoria. Depois, não deixe de colocar essas mudanças em prática, no próximo sprint.
Conclusão
Entendeu o que é a metodologia ágil? Agora você pode deixar sua equipe ainda mais produtiva, eficiente, organizada e colaborativa e trazer um enorme ganho de saúde mental para todos.
Conte conosco para implementar as metodologias ágeis no seu escritório de advocacia, departamento jurídico e judiciário.
” … A forma de implementação do Jurídico Ágil é sensacional pois cada etapa é construída com a equipe, entendendo o tempo dela e gerando resultados práticos que fazem com que todos se abram para a mudança. …” comentou Fernando Prado durante a live de compartilhamento do case de sucesso.
Conheça nossa consultoria aqui.
Se você quiser aprender mais sobre esse assunto, faça nosso curso de formação Agile Masters Jurídicos.
Caso queira ter uma apresentação recente sobre as Metodologias Ágeis, assista a este vídeo:
Leonardo Toco palestra sobre Metodologias Ágeis no OABRJ Innovation Day | Jurídico Ágil
Até mais!
