A pergunta que não quer calar: você sabe como está a situação financeira da sua empresa? Quais são os serviços que geram mais despesas? Quais são seus gastos fixos? Em meio a tantas demandas na rotina dos escritórios e departamentos jurídicos, esse assunto pode muitas vezes fugir do controle.
O uso de formas de gestão financeira e principalmente da planilha financeira surge então como uma iniciativa importante, que ajuda não só a identificar os gastos e administrar a entrada e saída de dinheiro; como também serve para mostrar possibilidades de investimento e potencializar os lucros do negócio.
Para ajudá-lo a tornar essa análise parte do processo de gestão da empresa, vamos nos aprofundar nesse assunto e mostrar como funciona uma planilha financeira, quais são suas vantagens para o escritório, por onde começar e quais informações não podem faltar. Vamos lá?
Planilha financeira
O primeiro passo para começar a criar sua planilha financeira é entender o que ela é, como funciona e quais são suas principais vantagens, principalmente para a realidade dos escritórios de advocacia.
O que é
Informações sobre honorários dos advogados, taxas judiciais, gastos fixos e variáveis, metas financeiras, investimentos em andamento, dividendos, benefícios trabalhistas e muito mais: tudo isso pode ser encontrado de forma sistematizada em uma planilha.
A ferramenta facilita o controle e visualização do fluxo monetário da empresa, tornando evidente as áreas deficientes e as possibilidades de lucro e crescimento financeiro do escritório.
Como funciona
Você pode optar pelo uso de softwares especializados, plataformas online e até aplicativos para estruturar sua planilha financeira de acordo com a necessidade do seu negócio, mas, de modo geral, esse controle costuma funcionar da mesma maneira.
Antes de mais nada, é preciso incluir os valores que são recebidos pelo escritório, ou seja, os canais de entrada de dinheiro. É sempre bom deixar um espaço para incluir informações extras e particularidades de cada mês que será analisado.
O próximo passo é incluir os gastos, sejam eles fixos ou variáveis. Nessa etapa, você pode dividir as informações em categorias, seja por setores da empresa, ou pelo tipo de gasto que está sendo avaliado. Dessa maneira, fica mais fácil identificar as áreas que necessitam de atenção e economia.
Dentro da planilha financeira, você pode incluir metas, investimentos e anotações pertinentes sobre a média de valores dos casos atendidos, os benefícios extras que foram pagos aos funcionários e qualquer tipo de informação relevante para o cenário financeiro da empresa durante o mês.
Por que ter uma planilha no seu escritório
O uso desse recurso oferece precisão e indicadores importantes para a tomada de decisão dentro da empresa. A partir da planilha, é possível traçar objetivos e encontrar oportunidades de melhorar a saúde financeira do negócio, de investir no capital humano, aumentar a divulgação dos serviços e alavancar o crescimento do escritório.
Você pode analisar com clareza a evolução dos ganhos e das despesas, estabelecendo quais serão as estratégias para contornar a situação antes que ela prejudique a imagem e o desempenho da empresa.
Além disso, é possível reconhecer as áreas que precisam ser reestruturadas, visualizar suas obrigações financeiras e encontrar pendências que devem ser cobradas. Ou seja, o sistema não é só eficiente para controlar os gastos, mas também para identificar o dinheiro que precisa ser recebido.
Vantagens
Já deu para notar que a planilha financeira oferece diversos benefícios para a gestão dos escritórios de advocacia e dos departamentos jurídicos. Aqui, vamos destacar cada uma dessas vantagens para você entender como a ferramenta pode contribuir na administração da sua empresa.
Maior controle financeiro
É claro que essa é a primeira vantagem e a mais evidente no processo de implantação da planilha financeira na rotina do escritório. O principal objetivo da ferramenta é examinar os ganhos e gastos do local, para ter domínio da situação, evitar surpresas desagradáveis e encontrar novas possibilidades de crescimento.
Redução de custos
Com um panorama completo de quais são as despesas mensais, é possível encontrar onde o dinheiro está sendo mal-utilizado. Dessa maneira, você pode reavaliar o uso dos recursos e fazer cortes de gastos que façam sentido para a realidade do escritório.
Permite que você entenda melhor as entradas e saídas
O dinheiro que entra na empresa é suficiente para cobrir as despesas e ainda gerar lucros relevantes para a empresa? Com a planilha financeira é possível analisar isso detalhadamente.
Com o uso contínuo, ela expõe como é o fluxo de caixa do escritório, quais são as áreas que geram mais retorno, onde o orçamento costuma ser prejudicado e quais valores devem ser reajustados.
Aumenta a capacidade de investimento
Ter conhecimento sobre o cenário financeiro da empresa é fundamental para encontrar oportunidades de investimento. Você pode criar orçamentos específicos para fazer melhorias no quadro de funcionários, na divulgação dos serviços, na estrutura do escritório e, inclusive, na contratação de cursos e consultorias de gestão ágil como as oferecidas pela Jurídico Ágil.
Ajuda a atingir metas
A planilha financeira permite que você não fique estagnado no seu negócio. Com um controle maior dos valores que são recebidos e gastos mensalmente, você pode traçar metas financeiras que vão ajudar sua empresa a evoluir.
É possível estabelecer objetivos de redução das despesas, expansão da equipe, melhora na quantidade mensal de entregas, aumento do lucro e redirecionamento dos recursos para áreas que podem ser exploradas para melhorar o desempenho do escritório.
Aumento da lucratividade do seu escritório
O lucro é o resultado positivo que uma empresa obtém após calcular o que foi recebido e o que foi gasto durante o período. Ou seja, é a verba excedente depois que todos os débitos internos e externos são pagos.
Com o uso da planilha financeira existe a possibilidade de elevar o lucro do seu escritório, a partir da análise do fluxo de caixa. Como já comentamos, você pode controlar de perto os valores a serem recebidos e, principalmente, as despesas que são geradas mensalmente.
Tendo isso em mãos, é interessante avaliar os valores que são cobrados pelos serviços oferecidos, os gastos com superficialidades que podem ser eliminados e outras questões relacionadas à estrutura e organização da empresa. No fim, se você receber mais e gastar menos, a lucratividade do seu escritório será maior.
Onde fazer sua planilha financeira?
Esqueça os cadernos de controle e os blocos de anotação, eles são coisas do passado. A tecnologia continua evoluindo a cada dia e tornando a rotina nos escritórios e departamentos jurídicos cada vez mais prática e menos burocrática.
O Jurídico Ágil é, inclusive, especialista em metodologias que trabalham a favor da organização e produtividade dentro das empresas, utilizando o conhecido sistema Kanban.
Portanto, na hora de criar sua planilha financeira, os softwares e plataformas digitais são as melhores opções. Aqui, vamos falar sobre duas alternativas ideais para tornar esta atividade uma demanda rotineira em seu escritório.
Planilha no Excel
O Excel é um dos programas da Microsoft mais conhecidos e uma ótima ferramenta para controlar a receita e os gastos mensais do seu negócio. O editor geralmente já está instalado no computador e pronto para uso. Ele não depende de conexão com a internet e dispõe de diversos recursos direcionados ao controle financeiro.
Com ele, é possível gerar um balanço de quanto dinheiro foi recebido, o que foi economizado no período e quais foram os pontos que excederam o orçamento da empresa.
Uma desvantagem é que o programa não permite acesso remoto por outros computadores, nem compartilhamento da informação com outras pessoas. Para ter essas funções, é preciso adicionar sua planilha no OneDrive, serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft.
Planilha no Google
O Google Sheets é o editor de planilhas disponível no Google Drive, o sistema de armazenamento em nuvem da empresa. O serviço é gratuito e está disponível para qualquer usuário com cadastro no Gmail.
Diferente do Excel, essa ferramenta exige conexão à internet para a planilha financeira ser criada e permite o compartilhamento simultâneo do documento com diversas pessoas, facilitando o uso colaborativo e a revisão dos dados. O sistema também disponibiliza a opção de edição offline, caso seja necessário.
Ele ainda conta com templates prontos e diversos atalhos que facilitam seu uso e tornam o processo de controle financeiro da sua empresa mais organizado e intuitivo.
Dicas para montar uma planilha de controle financeiro
Falta pouco para você começar a criar sua planilha de acordo com as necessidades do seu escritório de advocacia ou departamento jurídico. Antes, temos algumas dicas úteis para você utilizar como guia durante o processo e não se perder diante de tanta informação.
Destaque os dados mais relevantes
A organização visual é essencial para tornar o controle compreensível e prático para quem for utilizar. Por isso, categorize as áreas e utilize cores diferentes para destacar as informações mais importantes. Você pode, inclusive, utilizar sinais positivos em verde ou negativos em vermelho para deixar bem claro onde o orçamento foi cumprido ou não.
Não misture pessoal com profissional
Mais que uma dica, isso é uma regra. Mesmo que sua empresa seja de pequeno porte, é fundamental separar as questões financeiras pessoais das profissionais. Só assim é possível ver com clareza quais são as áreas que demandam atenção, onde estão os gastos e como potencializar os resultados.
Conheça as fórmulas das planilhas
Tanto o Excel, quanto o Google Sheet, apresentam atalhos e fórmulas para facilitar os cálculos da sua planilha financeira. Conhecer as funções tornam o processo muito mais prático e eficiente.
Divida a planilha por mês
A primeira dica sobre gestão financeira estabelece que a maioria das transações financeiras de uma empresa acontecem mês a mês, por isso, sua planilha deve estar dividida dessa maneira. Assim, é possível acompanhar o desempenho da empresa em cada período, mantendo o controle da situação ao longo do ano. Com os dados mensais em mãos, você poderá traçar um panorama anual com mais facilidade.
Escolha as categorias abordadas
Existem diferentes tipos de planilha financeira, que devem ser utilizados de acordo com os objetivos e necessidades do escritório. Você pode criar uma planilha de fluxo de caixa, uma de capital de giro, uma de contas a pagar e receber, uma de balanço patrimonial e uma de demonstrativo de resultados, por exemplo.
Se preciso, contrate um contador
Sabemos que a contabilidade nem sempre é uma área de domínio de todo gestor e que existem diversas outras demandas que tomam conta das atividades diárias, por isso, a ajuda de um contador é muito bem-vinda na criação e administração da planilha financeira.
Dúvidas sobre a planilha
Agora que você já entende como a planilha financeira funciona e está por dentro de algumas dicas que podem ajudar no processo de criação deste controle dentro do seu escritório, é comum que surjam dúvidas. Não se preocupe, vamos esclarecer as mais comuns. Olha só:
Com que frequência ela deve ser atualizada?
O preenchimento da planilha deve se tornar um hábito em sua rotina. Para não acumular a função no fim de cada mês, reserve um tempo semanalmente para incluir os dados pouco a pouco. O importante é que as informações não se percam no caminho e a organização seja prejudicada.
Quais informações não podem faltar?
Os primeiros dados que devem estar na sua planilha financeira são sobre as fontes de receita do seu escritório, ou seja, de onde vem o dinheiro e quanto é depositado.
Depois, liste os custos fixos da empresa, como os salários, aluguel do local, impostos, contas de internet, e outras questões que fazem parte das despesas invariáveis.
O próximo passo é adicionar os gastos momentâneos ou aqueles que mudam de valor mês a mês, como água, energia, transporte, serviços extras, impressão e taxas jurídicas.
Por último, inclua despesas únicas que podem ter surgido de forma inesperada ou que não fazem parte do orçamento regular da empresa, como reformas, equipamentos quebrados, multas ou bonificações internas.
Quais são os riscos de não ter uma?
Você já deve ter notado como o uso da planilha financeira é importante para a organização e planejamento de uma empresa. Portanto, ignorar essa ferramenta de controle pode resultar em grandes riscos para a saúde financeira e estabilidade do negócio.
Não ter uma planilha financeira ou fazer mau uso de uma, pode acarretar uma percepção errada sobre o cenário atual da empresa, comprometimento das funções dos departamentos, estagnação dos valores cobrados pelos serviços, falta de investimento e, em alguns casos, até falência.
Conclusão
Agora que você já está dando mais um passo em direção ao crescimento profissional e financeiro do seu escritório, chegou a hora de evoluir a produtividade e fortalecer o trabalho colaborativo da sua equipe de advogados. Para isso, conte com a consultoria do Jurídico Ágil, especialista e pioneiro na aplicação das Metodologias Ágeis dentro dos escritórios e departamentos jurídicos.
Se você ainda não conhece esse sistema, veja o que é a metodologia ágil e como ela pode beneficiar sua empresa.
