Quem está antenado no mundo da gestão com certeza já ouviu falar de Kanban. Já virou senso comum que o modelo de gestão tradicional é pouco eficaz e dificulta o trabalho dos gestores e dos funcionários.
É neste contexto que nascem as metodologias ágeis e o Kanban. Modelo de gestão que vai muito além do quadro branco pendurado no escritório, o Kanban tem ganhado força e popularidade em todos os setores, inclusive os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que tem experimentado resultados expressivos.
Temos como exemplo de sucesso o caso do departamento jurídico da Pepsico, onde o gerente jurídico comentou:
“… Através dele, foi possível identificar atividades repetitivas, gargalos, fontes de perda de foco, além de oportunidades de melhoria contínua e aumento de eficiência. …”
Fernando Camargo – Pepsico
Para quem busca aplicar um método ágil de gestão em seu time jurídico, o Kanban tende a ser a primeira sugestão encontrada. Isso acontece porque ele pode ser aplicado facilmente no dia a dia dos times, sejam eles de consultivo, contencioso, massificado, boutique e ou outros e traz os melhores resultados de forma rápida e de uma maneira bem leve, facilitando a sua implementação.
Hoje vamos te explicar tudo sobre o funcionamento dessa metodologia ágil, porque ela é tão importante e como você pode implementá-la nos seus times jurídicos. Continue aqui conosco para entender o que é Kanban no mundo jurídico!
Kanban
O que é?
Kanban é um sistema organizacional de gestão de trabalho que utiliza os cartões e colunas para organizar e expor o dia a dia das atividades dos times sendo que esta técnica de organização por meio de cartões coloridos é chamada de gestão visual.
Inicialmente feita em quadros brancos ou formatos físicos, hoje o Kanban é feito majoritariamente de forma virtual com o auxílio de plataformas de criação como o Trello.
O objetivo do modelo de gestão é trazer à tona tudo que está sendo realizado pelo time, facilitando assim o entendimento e melhoria do fluxo de trabalho, e desta forma melhorar a eficiência do dia a dia e otimizar os resultados.
Abaixo está um exemplo de um quadro Kanban que utilizamos com os nossos clientes, sejam alunos do curso ou da consultoria.
Como surgiu?
O Kanban foi criado na década de 1940 pela empresa automobilística Toyota. O Sistema Toyota de Produção (TPS) introduziu o modo “just in time” em sua linha de produção que levou à criação da metodologia Lean.
O modelo Lean visa minimizar as tarefas e atividades, sem diminuir a produtividade. Durante a implementação do Lean, surgiu o Kanban, que na época se tratava de um cartão que sinalizava que a tarefa foi concluída.
Usado inicialmente apenas para deixar todos os setores a par do que tinha sido feito durante a jornada de trabalho, o Kanban progrediu até o sistema integrado que conhecemos hoje.
A transformação do Kanban em uma metodologia ágil foi obra do especialista David J. Anderson em parceria com outros pesquisadores como Peter Drucker e Eli Goldratt.
Importância
A metodologia Kanban tornou-se extremamente importante no meio de gestores por ser de fácil engajamento entre os funcionários.
O quadro visual é reconfortante para a maioria dos funcionários, por isso compreender o que é Kanban é mais fácil do que entender outros modos de gestão que são de difícil visualização e baixo engajamento.
A organização das tarefas em cartões ajuda a materializar o que está sendo feito e quais são os problemas e gargalos das atividades e desta forma sair do campo das ideias, o que deixa mais claro para os profissionais o que deve ser feito em qual momento assim como ajuda os gestores em identificar qual ajuda o time precisa para que consiga entregar ainda mais resultado.
Essa visualização deixa os colaboradores e os gestores sempre atualizados do que está sendo feito, assim como qual a próxima etapa, o que evita lentidão na produção causada por maus entendidos ou falta de comunicação.
Objetivos
Como dissemos anteriormente, o maior objetivo do Kanban é otimizar as tarefas e evitar a perda de tempo causada pela falta de comunicação.
O modelo ajuda os colaboradores envolvidos a entender o que fazer e, principalmente, entender onde sua tarefa se encontra no projeto geral que está sendo desenvolvido.
Ter este olhar mais abrangente contribui tanto para o aumento da produtividade quanto para o aumento do engajamento dos funcionários.
Benefícios proporcionados
O Kanban traz diversos benefícios para a rotina de trabalho da empresa e garante que os colaboradores e, principalmente, os gestores estejam cientes dos processos que estão em andamento e os que já estão concluídos.
A seguir vamos destacar os benefícios mais importantes trazidos pela implantação do Kanban. Veja:
Maior produtividade
A forma de organização do Kanban deixa visível para todos quais são suas responsabilidades e qual o deadline para que as tarefas sejam concluídas.
Dessa forma, o direcionamento fica mais claro e os colaboradores produzem mais. Cada colaborador consegue ver quando as etapas anteriores foram concluídas e grande parte entrega suas tarefas antes do prazo máximo.
Melhora o fluxo de trabalho
O Kanban aumenta a produtividade, mesmo mantendo o mesmo fluxo de trabalho. Dessa maneira, você consegue aplicar mudanças pontuais gradativamente enquanto mantém o fluxo de trabalho que já é familiar a equipe.
A possibilidade de manter a mesma base do fluxo de trabalho evita mudanças muito significativas feitas de forma abrupta que poderiam impactar negativamente na rotina de trabalho e precarizar a produção.
Redução de custos
Como as tarefas e a produção são otimizadas, o modelo Kanban evita que etapas de produção desnecessárias sejam colocadas em prática, o que garante uma economia significativa de recursos deslocados.
Essa economia pode vir da diminuição do índice de estoque máximo, da redução de custo com hora extra, entre outros diversos gastos existentes durante as etapas de produção.
Priorização de tarefas
A gestão visual garante que cada um saiba o que está fazendo, assim como qual a coisa mais importante a ser feita. Utilizando as cores, o quadro Kanban consegue sinalizar o que é prioritário para cada colaborador e sobretudo para o time como um todo.
A orientação clara do que fazer também evita que os colaboradores façam a mesma tarefa ou tarefas desnecessárias e percam tempo que poderia estar sendo investido na tarefa prioritária.
Incentiva a comunicação
A visualização do caminho geral da produção também incentiva a comunicação entre pares. O funcionário consegue facilmente encontrar quem era o responsável por cada tarefa e contatá-lo diretamente caso seja necessário.
Vejamos um exemplo. Imagine que você trabalha em um escritório de advocacia e é responsável pela gestão de clientes.
Então um cliente entra em contato para informá-lo que recebeu a primeira versão de seu contrato com a firma, mas alguns dados estão incorretos.
Com o auxílio do quadro Kanban, você consegue identificar quem escreveu o contrato e por quem ele foi aprovado. Você fala com o colega diretamente e ele faz as correções no documento.
Sem o Kanban, a situação acima seria bem mais demorada. O advogado teria de contactar a gerência sobre o problema para então fazer algo sobre.
O Kanban tira esse peso dos ombros dos gestores e ainda incentiva a autonomia no local de trabalho, o que proporciona aos colaboradores uma rotina de trabalho mais ágil e rápida.
Aumenta a colaboração da equipe
Esse aumento na comunicação também incentiva a colaboração entre membros da equipe. A visualização de tarefas incentiva a equipe a se ajudar e contribuir em tarefas que um pode ter mais experiência que o outro.
Às vezes, você nota que no Kanban um dos seus colegas está encarregado de fazer a apresentação para um pitch com um cliente que você já trabalhou. Você conversa com ele e troca figurinhas sobre qual a melhor abordagem.
Esse modo de organização garante que a empresa entregue um produto de alta qualidade, de forma rápida e ágil.
Veja um pouco mais sobre o conceito do Kanban nos times jurídicos no vídeo abaixo:
Tipos de Kanban
O Kanban é um modelo que foi pensado para se adaptar ao formato da empresa na qual ele será aplicado, portanto mais de um tipo de sistema organizacional foi criado.
Existem cinco tipos de Kanban principais e nós vamos te explicar como funcionam cada um deles e em qual situação eles são mais adequados. Vamos lá?
Kanban de produção
No Kanban de produção, os quadros são inicialmente divididos em três colunas:
- À fazer (to do)
- Fazendo (doing)
- Feito (done)
Os cartões são adicionados ao quadro e são movidos de acordo com a etapa da execução.
No cartão é preciso estar descrito as informações sobre a tarefa, ou seja, o que deve ser feito, qual o prazo para conclusão e quem é o responsável pela execução.
Neste modelo as cores podem ser utilizadas para identificar o andamento da tarefa ou o setor responsável, por exemplo.
Com o avanço da maturidade do Kanban, outras colunas começam a ser adicionadas, como por exemplo:
- A FAZER
- SUBSÍDIOS/DILIGÊNCIAS
- FAZENDO
- REVISÃO SÓCIO-LIDER/ACORDOS
- ENVIADO PARA PROTOCOLO
- FEITO
- BAIXA NO SISTEMA
Kanban de movimentação
O Kanban de movimentação é mais utilizado no meio industrial, pois seu objetivo é controlar as saídas e entradas de estoque.
O modelo funciona também com cartões, mas eles informam sobre o status dos produtos, assim como avisos e priorizações. O Kanban de movimentação organiza os processo de produção de forma a evitar acúmulos e atrasos no estoque.
E-Kanban
O E-Kanban é o formato virtual do Kanban que utiliza ferramentas digitais para organizar as tarefas e gerenciar projetos.
Algumas das ferramentas mais comuns na aplicação do E-Kanban são o Trello, o Microsoft Planner, o Asana entre outras.
Kanban de emergência
O Kanban de emergência foi criado para trabalhar com gestão de crise. Nele, os cartões sinalizam erros na produção ou alguma alteração repentina na linha de produção.
Kanban de Fornecimento
O Kanban de fornecimento é um modelo que inclui os fornecedores como parte da linha de produção. O objetivo é que o fornecedor faça parte do sistema e já receba as solicitações de forma direta, o que evita atrasos nas etapas seguintes.
Kanban na prática: saiba como funciona e onde pode ser aplicado
A primeira etapa da aplicação do Kanban é a definição das colunas. Normalmente, como citamos, o Kanban trabalha com 3 colunas principais: a fazer, fazendo e feito. Porém, com o aumento de maturidade, você pode e deve adaptar as colunas.
A coluna A fazer geralmente é colocada mais à esquerda e sinaliza as tarefas que estão pendentes. A definição das tarefas e a atribuição de responsáveis é comumente feita pela gestão.
A coluna Fazendo mostra as tarefas que estão em andamento, assim como seu status em relação ao tempo, ou seja, se elas estão em dia ou atrasadas.
O intuito é que a organização seja por meio de entrega contínua, então quando uma nova tarefa é concluída outra entra em seu lugar.
A coluna Feito mostra o que foi finalizado. Além de apontar que a tarefa foi concluída, ela também dá o sinal verde para que a próxima comece.
Por exemplo, se você está encarregado de fazer a edição de um texto e outro profissional coloca o cartão de escrita do texto na coluna Feito, isso significa que você pode começar a edição.
Kanban x Scrum
Quando buscamos o que é Kanban, é comum nos deparamos com a estrutura Scrum. Mas o que é Scrum? É muito diferente do Kanban?
Kanban e Scrum não são iguais. Ambos são ferramentas para a implementação de metodologias ágeis, porém são estruturados de forma diferente.
O Kanban é um método e o Scrum é um framework ou estrutura de trabalho. Enquanto o Kanban é um método aplicado gradativamente e que funciona de forma contínua sobre o fluxo de trabalho, o Scrum é mais focado na cadência, retrospectiva e papéis das pessoas no time jurídico.
Por meio da divisão do trabalho em intervalos chamados de sprints, o Scrum agiliza as execuções para aumentar a qualidade das entregas.
Alguns profissionais da área de gestão já estão trabalhando em um formato de trabalho que combina os conceitos chamado de Scrumban. Nele a filosofia do Scrum é utilizada para priorizar tarefas no Kanban.
Inclusive, na Jurídico Ágil, tanto nos cursos e consultorias, nós normalmente iniciamos pela implementação do Kanban, seguido pelo Scrum, OKRs e outras metodologias e técnicas ágeis.
Para mais detalhes sobre as diferenças sobre o Kanban e o Scrum, veja o vídeo abaixo:
Kanban, sistema kanban e método Kanban: existe diferença?
Apesar de parecerem sinônimos, o sistema kanban e o método Kanban não são a mesma coisa.
Como explicamos acima, o kanban surgiu no Japão como uma estratégia de agilizar os processo e era feito de forma simples com um quadro físico apontando o andamento da produção.
Apenas após o sucesso do sistema implementado pela Toyota que o Kanban virou um método assinado por pesquisadores e analisado para aplicação em locais de trabalho.
Resumidamente podemos dizer que o sistema kanban é o modelo organizacional que utiliza a gestão visual para otimizar o fluxo de trabalho.
Já o método Kanban é uma abordagem de trabalho, idealizada por David J. Anderson, que aplica o sistema kanban de maneira suave e gradativa, promovendo pequenas alterações que evitam resistências por parte da equipe.
Essa abordagem focada em mudanças gradativas e processos contínuos é conhecida como kaizen.
Princípios do Kanban
O Kanban tem 4 princípios fundamentais que foram introduzidos por David J. Anderson. São eles:
- Começar com o que você já faz: Esse princípio foca na importância de introduzir o kanban baseando-se no sistema organizacional que você já tem, dessa forma a mudança é menos brusca e a aceitação é maior.
- Aceitar a Busca por uma Mudança Evolutiva e Incremental: O segundo princípio reforça que mudanças bruscas são desencorajadas e o intuito é aplicar o novo modelo de forma evolutiva.
- Respeitar os Processos, as Funções e as Responsabilidades atuais: O terceiro princípio enfatiza a necessidade de confiar na organização que foi colocada e atentar-se ao que foi atribuído a você, respeitando o processo.
- Encorajar Atos de Liderança em Todos os Níveis: O último princípio diz respeito a valorização da autonomia no kanban. É importante que todos os colaboradores sejam participantes ativos da produção e tenham autonomia para guiar suas tarefas.
Aprenda a implementar o Kanban na sua empresa
O método Kanban realmente pode trazer diversas mudanças e vantagens para o ambiente de trabalho da sua empresa. Para pensar em como aplicá-la na rotina de trabalho dos seus colaboradores, é importante seguir alguns passos.
Planeje o projeto
Primeiro planeje o projeto que você quer organizar com o kanban. Assim como visualizar qual ferramenta você quer usar para construir o kanban, você precisa instruir sua equipe sobre o processo e sobre o que é kanban.
O planejamento é peça chave para garantir que o kanban tenha um fluxo de trabalho eficaz e não haja engasgos ou atrasos.
Mapeie as demandas
Nesta etapa você deve mapear os processos internos e atribuí-los aos membros da equipe. Certifique-se que todos estão cientes de suas responsabilidades e que a organização está clara.
Defina as prioridades
Na parte superior do quadro Kanban, organize as atividades de forma hierárquica do que é mais importante até o que é menos. Assim a equipe consegue trabalhar a partir do que é prioridade no momento.
Depois dessa determinação inicial, a gestão deve alimentar o quadro com os novos projetos que surgirão.
Crie uma lista de tarefas
Em seguida, a gestão cria os cartões com as tarefas e inclui na primeira coluna, a coluna To do (a fazer). A partir daí é só pôr a mão na massa!
Revise o projeto constantemente
Não se esqueça que o Kanban é um método contínuo, portanto é importante que a gestão esteja sempre a par do que está acontecendo e se os processos estão correndo como o esperado.
Caso haja falhas ou possíveis contradições que estão atrapalhando a produção, as tarefas precisam ser revisadas.
Conclusão
O método Kanban já está se tornando um queridinho do mundo da gestão e não é à toa. A organização do fluxo de trabalho por meio da gestão visual otimiza o trabalho e garante uma entrega de qualidade.
A aplicação do método Kanban traz ótimos resultados e, devido ao seu formato contínuo e gradativo, tem uma taxa de aceitação impressionante entre os trabalhadores.
Caso você advogado ou líder jurídico tenha ficado interessado na aplicação de metodologias ágeis, conheça nosso trabalho. A Jurídico Ágil oferece cursos e consultorias para a aplicação de metodologias ágeis em equipes jurídicas.
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