O Scrum é uma das estruturas ágeis mais conhecidas no mundo corporativo. O termo vem do esporte inglês Rugby, em referência a um método de reinício de jogada, em que os jogadores se juntam e trabalham em conjunto para alcançar seus objetivos.
Nesse sentido de esforço coletivo, busca determinada pelos objetivos e revisão constante dos processos, o Scrum tem muito a contribuir com as rotinas de trabalho do mundo jurídico, seja em escritórios, departamentos jurídicos ou até mesmo o Poder Judiciário.
Neste post, vamos explicar o que é o Scrum, como ele funciona na prática e quais suas vantagens.
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Vamos lá?
O que é Scrum?
O Scrum é uma estrutura de trabalho ágil que, para efeito de simplificação de terminologias, está relacionada ao termo metodologia ágil , e foi originalmente concebida para times de desenvolvimento de software.
Apesar da origem, seu conjunto de princípios, valores e práticas são aplicáveis em todos os tipos de equipe e, por isso, o método é adotado em empresas, organizações e departamentos de diversos segmentos – inclusive o jurídico, com expressivos resultados.
A origem da metodologia
Tudo começou com a publicação de um artigo em 1986, escrito por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka para a Harvard Business Review, o “The New New Product Development Game”. Nele, os autores utilizaram o esporte do Rugby como uma metáfora para descrever os benefícios da auto-organização de equipes que desenvolvem produtos inovadores.
Mais tarde, Jeff Sutherland, Ken Schwaber e Mike Beedle aderiram às ideias do artigo e fizeram a aplicação na área de desenvolvimento de software, chamando esta nova estrutura de trabalho de Scrum.
Em 2001, Schwaber e Beedle escreveram sobre suas experiências no livro “Desenvolvimento de Software Ágil com Scrum”. No mesmo ano, 17 desenvolvedores assinaram o Manifesto Ágil, principal documento norteador das metodologias ágeis, inclusive o Scrum.
Em 2006, Jeff Sutherland criou a empresa Scrum Incorporation, voltada para treinamentos corporativos em Scrum. E em 2009, Ken Schwaber fundou a Scrum.org com o mesmo objetivo.
Assim, a história do Scrum começou no final da década de 80 e foi se desenvolvendo até o início do século XXI, quando se espalhou para todo o universo corporativo.
Mas por que é tão usado? Qual o diferencial dele? Continue lendo para descobrir.
Três pilares do Scrum
A metodologia é baseada em três pilares, segundo Rafael e Horácio Ribeiro, que deixam mais concreta a ideia por trás do Scrum:
- Transparência: todo o processo precisa estar visível para todos os integrantes
- Inspeção: o processo deve ser inspecionado regularmente para identificar problemas ou oportunidades de melhorias
- Adaptação: as mudanças sugeridas pela inspeção devem ser colocadas em prática rapidamente
Esses três pilares devem ser revistos e reforçados nas reuniões de planejamento, reuniões diárias, revisão da sprint e retrospectiva da sprint – encontros que abordaremos mais tarde.
6 princípios do Scrum
Além dos 3 pilares, o Scrum é regido por 6 princípios, nomeados pelo Guia SBOK (Scrum Body of Knowledge). São eles: desenvolvimento iterativo, controle de processo empírico, auto-organização, time-boxing, priorização orientada a valor e colaboração.
- Desenvolvimento Iterativo: o Scrum é um processo repetitivo, feito de ciclos. Assim fica mais fácil gerenciar mudanças e criar produtos que satisfaçam as necessidades dos clientes.
Aqui, é importante delinear as responsabilidades do Dono do Produto (profissional responsável por articular as necessidades do cliente dentro da empresa) e também da organização relacionadas ao desenvolvimento iterativo.
- Controle de Processo Empírico: a filosofia central da metodologia é o empirismo, ou seja, o aperfeiçoamento constante pela prática.
- Auto-organização: a equipe que vivencia essa metodologia aprende a se auto-organizar e compartilhar responsabilidades. Ela se torna mais engajada, proativa e criativa, fomentando o crescimento.
- Time-boxing (prazo): a metodologia nunca perde o prazo de vista. Para gerenciar melhor o tempo, o Scrum planeja e executa os projetos em sprints, reuniões diárias, reuniões de planejamento e revisão de sprints.
- Priorização orientada a valor: o principal objetivo é gerar valor para o cliente, do início ao fim do projeto.
- Colaboração: para que o projeto dê certo, todas as equipes devem trabalhar juntas e interagir entre si, com o objetivo de entregar os melhores resultados.
O trabalho colaborativo é baseado na consciência do trabalho um do outro, na divisão de tarefas entre os membros do time e na apropriação da tecnologia para execução das tarefas.
Como funciona na prática?
No método Scrum, o trabalho é dividido em ciclos curtos e concentrados chamados de “Sprints”. O termo em Inglês significa arrancada, corrida, dando a ideia de agilidade. Cada sprint dura 1 a 6 semanas e acaba com uma entrega parcial do produto.
De acordo com o Guia SBOK, O ciclo do Scrum começa com uma reunião junto aos stakeholders (partes interessadas), na qual é criada a visão do projeto. Em seguida, o dono do produto desenvolve um backlog priorizado do produto, contendo uma lista de prioridades e requisitos para o produto e para seu negócio.
O primeiro sprint é iniciado depois da reunião de planejamento de sprint, no qual o backlog é analisado. Os pontos de alta prioridade serão tratados primeiro, e as entregas de melhoria e aperfeiçoamento ficarão para os últimos sprints.
Durante o Sprint, o time Scrum participa de reuniões diárias, curtas e altamente focadas no progresso diário. Perto do final do Sprint, outra reunião de planejamento de sprint é realizada, para mostrar os entregáveis ao Dono do Produto e aos stakeholders – os entregáveis só são aceitos se cumprirem os critérios pré-definidos.
Ao final do Sprint, a equipe realiza uma reunião de retrospectiva para rever os processos e apontar pontos de melhoria antes de avançar para o próximo Sprint.
Resumindo, o método Scrum é dividido em 4 fases, como definiu Sbrocco e Macedo:
- Definição do backlog priorizado do produto, analisando riscos, custos, ferramentas e responsáveis e elencando a lista de tarefas.
- Definição do backlog do Sprint e atribuição de responsabilidades para os membros do time
- Reuniões semanais com os stakeholders (partes interessadas) e encontros diários com os membros da equipe
- Entrega de um incremento ou parte do produto
Ao final de cada sprint, um novo backlog do sprint é criado e o ciclo se repete até que o produto seja finalizado por completo.
Scrum no mundo jurídico
Se você se interessou pelo Scrum, mas está tentando entender como adaptá-lo para o ambiente jurídico, vale a pena conferir os vídeos abaixo, nos quais explicamos essa aplicação.
Quais são os objetivos do Scrum?
- Garantir o fluxo ágil e ininterrupto de trabalho
- Organizar as tarefas da equipe
- Entregar produtos ou serviços de forma gradual, em várias etapas
- Rever o processo de trabalho e promover melhorias contínuas
- Aumentar a produtividade e fomentar a auto-organização do time
- Melhorar a satisfação do cliente
Vantagens desta inovadora estrutura de trabalho e gestão
A partir da implantação do Scrum, a equipe de trabalha começará a notar as seguintes vantagens:
- Melhor organização das tarefas
- Agilidade nas entregas e na conclusão de projetos
- Visibilidade e consciência dos papéis de cada membro da equipe
- Aumento da produtividade, o engajamento e a motivação dos profissionais
- Auto-organização do time, que ficará mais disciplinado, colaborativo e proativo
- Melhoria da comunicação interna
- Fluxo de trabalho focado em geração de valor
- Ordenação das tarefas conforme as prioridades
- Decisões e ações mais assertivas diante de imprevistos
- Redução de reclamações dos clientes, que ficarão mais satisfeitos
- Evitando o acúmulo de trabalho e a sobrecarga de trabalhadores, reduzindo chances de Burnout
Como usar a metodologia na empresa?
Ok. Já vimos que as vantagens da metodologia são incríveis. Mas como usar o Scrum na sua empresa?
A metodologia deve ser adaptada à realidade de cada equipe. Não existem fórmulas prontas que vão funcionar para todo mundo. Por isso, vale a pena investir em formações e consultorias de implementação personalizadas para cada empresa.
De todo modo, vamos elencar aqui 5 passos que geralmente fazem parte do processo de aplicação do Scrum.
- Monte uma equipe multidisciplinar
Para que o trabalho dê certo, é preciso dividir os profissionais em diferentes atribuições e eleger alguns líderes para o projeto. Os principais papéis da equipe do Scrum são: Dono do Produto, Scrum Master, Time Scrum e Stakeholders (que são, normalmente, as pessoas que estão interessadas ou esperam o resultado do time Scrum).
No caso do Scrum, há dois líderes no mesmo nível de autoridade: o Dono do Produto (ou Product Manager) e o Scrum Master.
Enquanto o primeiro será responsável por representar a voz do cliente na corporação, articular suas necessidades e interagir com o cliente durante o andamento do projeto, o Scrum Master vai facilitar a rotina de trabalho do time de profissionais, remover impedimentos e ensinar as práticas do Scrum.
O terceiro papel indispensável da metodologia é o Time Scrum (também chamado de Equipe de Desenvolvimento), que corresponde a toda a equipe de profissionais responsável por executar o projeto.No mundo jurídico,trata-se do time de advogados.
Já os stakeholders não executam um papel obrigatório no Scrum e, por isso, não estão presentes em todos os projetos. De qualquer forma, os stakeholders são os clientes, usuários e patrocinadores que interagem frequentemente com a empresa durante o andamento do projeto.
Os stakeholders fornecem entradas, facilitam a criação de produtos e serviços pertinentes ao projeto e participam da criação do Backlog Priorizado do Produto, da Retrospectiva do Sprint e do processo de Conduzir o Planejamento da Release.
Então, para começar, defina quais profissionais exercerão os diferentes papéis do Scrum.
- Tenha uma visão total do projeto
Depois de montar a equipe multidisciplinar, é hora de começar o planejamento do projeto. É imprescindível ter uma visão geral de todo o projeto, que mostre a expectativa do cliente ou da empresa em relação ao produto final.
O Dono do Produto é responsável por gerar essa visualização e determinar o objetivo central do projeto.
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- Defina as prioridades
Outra atribuição do Dono do Produto será definir as prioridades do projeto. Quais tarefas devem ser realizadas prioritariamente? O Dono do Produto vai responder essas perguntas e orientar o Scrum Master e o time.
Tanto o passo 2 quanto o passo 3 estão inclusos na criação do Backlog Priorizado do Produto: um documento de requisitos que define o escopo do projeto e fornece uma lista de prioridades das características do produto ou serviço final. Como mencionamos acima, essa tarefa está idealmente centralizada em um quadro Kanban.
- Inicie os ciclos (sprints)
Depois de montar o Backlog Priorizado do Produto, o time pode começar o primeiro o primeiro ciclo de entrega, chamado de sprint. Cada sprint geralmente dura de 1 a 6 semanas.
O pontapé é dado na reunião de planejamento de sprint, quando o Scrum Master e o restante da equipe analisam o Backlog Priorizado do Produto para montar o Backlog do Sprint – uma lista de tarefas a serem executadas pelo Time Scrum no próximo Sprint.
Ao longo do ciclo, a equipe participa de reuniões diárias, conhecidas como Daily Scrum. Ao final do sprint, a equipe mostra os entregáveis para o Dono do Produto e realiza uma reunião de retrospectiva (próximo passo).
- Revise os ciclos (sprints)
No encerramento de cada sprint, o time faz uma reunião de retrospectiva para analisar e refletir sobre o andamento do sprint, em relação aos processos, ferramentas, mecanismos de colaboração, comunicação e outros aspectos.
O objetivo é promover melhorias e corrigir desvios de rota antes de começar outro sprint. Depois da conclusão do primeiro ciclo, a equipe inicia um novo sprint, dando seguimento ao projeto e adotando as mudanças sugeridas na reunião de retrospectiva.
Scrum X Métodos Ágeis
Todo Scrum é um método ágil, mas nem todo método ágil é Scrum. Isso acontece porque o Scrum é apenas uma das várias metodologias ágeis existentes. Outros métodos ágeis famosos são o Kanban, Lean, DSDM, XP, FDD, SAFe e ASD.
Apesar da variedade, todos esses métodos têm em comum o objetivo de distribuir tarefas para o trabalho em equipe de forma organizada, promover uma comunicação intensa entre os colaboradores, gerar entregas periódicas, rápidas e regulares, e melhorar os produtos ou serviços continuamente.
Conclusão
Viu como a metodologia Scrum é eficiente? A implementação desse método pode elevar a produtividade da sua equipe, melhorar a organização das tarefas, aumentar a satisfação dos clientes e reduzir as chances de Burnout no seu time.
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