As Metodologias Ágeis tem sido utilizadas com enormes resultados nos times de tecnologia além de startups e empresas inovadoras e devido ao seu sucesso tem se expandido para várias áreas como RH, Marketing e agora começa a ser implementada no mundo jurídico com resultados transformadores.
Neste artigo vamos falar de um grande caso de sucesso de implementação das Metodologias Ágeis em um escritório de advocacia, quais desafios este escritório enfrentava, quais foram as metodologias e práticas implementadas, benefícios alcançados e inclusive o reconhecimento do mercado que obtiveram devido aos ótimos resultados.
Continue conosco para saber tudo sobre Metodologias Ágeis na gestão de escritórios de advocacia!
Os desafios que o escritório estava enfrentando
A Melo Campos Advogados sempre teve uma equipe unida e funcional, porém com a chegada da pandemia, o dia a dia ficou mais difícil. Apesar do home office ser muito conveniente para a maioria dos funcionários, a equipe se distanciou e o acompanhamento diário do trabalho ficou mais complicado.
Neste momento, a gestão se viu no dilema entre solicitar o retorno ao trabalho presencial ou adotar o modelo híbrido, sendo relevante levar em consideração que este último era o preferido de todos os colaboradores.
No entanto, internamente para os líderes, estava cada vez mais complicado gerenciar o dia a dia das equipes no modelo tradicional de gestão, o qual, até então, vigorava no escritório.
Como acompanhar o desenvolvimento, a produtividade e gerir a equipe a distância e mesmo assim manter o engajamento e agilidade? Este era o dilema que vivido na época.
Foi a partir daí que os líderes começaram a procurar novas formas de organização, gestão e inovação jurídica, buscando uma maneira de manter a eficiência e a integração mesmo no modelo híbrido de trabalho.
Durante esta busca, o escritório foi apresentado à consultoria oferecida pela Jurídico Ágil, voltada para a implementação de Metodologias Ágeis em organizações e times jurídicos. Depois de algumas conversas sobre os desafios enfrentados e como as Metodologias Ágeis poderiam ajudar, ficou claro que esta poderia ser uma excelente prática de gestão a ser adotada e que a Jurídico Ágil reunia excelente capacidade de liderar este projeto.
O passo a passo de implementação
Ao ser contratada pelo escritório, a Consultoria do Jurídico Ágil, começou uma série de entrevistas com os líderes e áreas do escritório para que pudesse ter um entendimento detalhado do contexto e assim planejar o projeto de implementação, o treinamento, os acompanhamentos individuais de cada área e lideranças.
Para dar início ao projeto, a equipe da Melo Campos Advogados participou de um treinamento, onde foi introduzida a teoria sobre o Kanban, a estrutura de trabalho do Scrum, além de técnicas de Gestão 3.0. Rapidamente ficou evidente que este conjunto de novas metodologias, estruturas e práticas de gestão ajudaria muito o dia a dia do escritório e a criação desta sensação positiva foi muito importante para o inicio das atividades.
O entendimento detalhado do dia a dia da organização foi essencial para uma implementação eficaz dos métodos e rapidamente, os quadros Kanban de cada time foram construídos e começaram a trazer uma enorme visibilidade e colaboração dentro dos times. Com o sucesso do Kanban, veio a próxima fase que é a implementação do Scrum, trazendo os seus papéis e eventos como planejamento da semana ou Sprint, reunião diária, revisão e retrospectiva Scrum, ajudando assim a cadência do dia a dia e gerando uma maneira clara de entender e resolver os gargalos e impedimentos do dia a dia além de uma inovadora prática de planejar o que será feito de forma colaborativa, verificar como está o dia a dia, revisar o que foi planejado e pensar continuamente no que pode ser melhorado e implementar estas melhorias a cada Sprint.
Quando cada time já estava integrado às novas práticas, chegou a vez da sincronização de todo o escritório. Um novo quadro foi construído pelo Jurídico Ágil, desta vez para todo o escritório, com o objetivo de dar aos sócios e diretores uma visão ampla do que está acontecendo no escritório, os principais destaques e também as dificuldades, apontando quais times ou áreas precisam de uma atenção especial. A construção deste Kanban Organizacional que une em um único lugar a sincronização de todos os times e áreas da organização, traz à tona os pontos fortes e necessidades de apoio de cada time, as atividades sendo executadas pela liderança, ajuda a dar forma e executar os OKRs e seu avanço é uma especialidade da consultoria e foi um fator diferencial para realmente ter um escritório completo alinhado, sincronizado, eficiente e com enorme qualidade de vida em pouco tempo de implementação.
Vale ressaltar que a implementação das metodologias ágeis não seguiu um padrão único e engessado pois cada departamento e cada time precisa de uma tática específica que leve em consideração as suas particularidades e foi considerando todos estes pontos e trabalhando separadamente com cada time que a consultoria foi desenhada e implementada.
Para garantir que cada equipe tivesse um planejamento pensado para a lógica de trabalho daquele grupo, foram criados quadros Kanban específicos para cada time.
” … Foram trabalhadas todas as áreas do escritório separadamente com as suas particularidades, não é um pacote igual para todo mundo, é algo bem personalizado. …”
Luciana Gouveia – Sócia do escritório
Veja o depoimento completo com todos os benefícios alcançados
Após a primeira reunião de sincronização de todos os dos times (baseada na estrutura do Scrum of Scrums ou Scrum em escala), na qual os destaques do que funcionou bem e os desafios (normalmente referenciados como impedimentos ou gargalos nas metodologias ágeis) foram trazidos pelo Scrum Master e POs dos times, a diretoria e sócios aprovaram as ações para liberar os impedidos e garantir um fluxo de trabalho contínuo.
A próxima fase foi o trabalho de coleta de dados dos times para implementar e medir as chamadas Métricas Ágeis e mapear temas como felicidade dos times, produtividade e eficiência jurídica. Quando estas métricas e dados já estavam sendo coletados e retroalimentados tanto nos times como na diretoria, iniciou se a fase estratégica.
É importante ressaltar aqui que a visão de implementação do Jurídico Ágil é exatamente esta, iniciar pelo dia a dia dos times, torná-los ágeis, eficientes e conectados e depois ajustar a estratégia ágil. Em uma primeira visão, esta sequencia pode parecer um contrassenso no início mas a sua explicação é que se estivéssemos alinhado a estratégia ágil sem que os times estivessem preparados, certamente seria gerado um desalinhamento e frustração em todos os times e o projeto teria um enorme risco de implementação. O sucesso do Jurídico Ágil em implementações se dá exatamente por seguir este roteiro mestre e único já provado em várias organizações.
Por fim, foi iniciada a última fase que é a revisão estratégica alinhada aos valores e pensamentos de uma organização ágil. Nesta fase foram revisados os valores e cultura ágil, entendimento do propósito do escritório e definido o PTM (Propósito Transformador Massivo) da organização e todo este material foi a base para a criação e início do primeiro ciclo de OKRs (Objectives and Key Results).
Os OKRs (Objetivos e Resultados Chave) são uma metodologia inovadora de entendimento, definição e implementação da estratégia e metas que foi implementado em empresas como Google e Intel e devido ao seu sucesso, foram rapidamente adotas em empresas de alta performance. O seu enorme sucesso se dá em ajudar as organizações a focar em poucos Objetivos mas que realmente fazem a diferença para que a organização alcance o que está buscando. A partir destes objetivos macro, são derivados os resultados chave esperados e que irão mostrar que a organização está no caminho de atingir os objetivos. Os resultados chave também devem ser poucos (não mais de 3 na maioria dos casos) e altamente relevantes além de necessariamente utilizar um padrão chamado de SMART onde cada letra representa uma palavra em inglês que ser a base dos objetivos chave e que podemos facilmente traduzir para o português como:
- S – Specific (específico)
- M – Measurable (mensurável)
- A – Attainable (atingível)
- R – Relevant (relevante)
- T – Time based (temporal)
Os resultados obtidos
Com a finalização da implantação de todas as metodologias ágeis no escritório foi perceptível a melhora nos fluxos internos e os advogados foram sendo treinados e aderiram ao novo modelo de trabalho de forma extremamente engajada e satisfatória. É notável o crescimento de uma cultura que prega a transparência e o trabalho em equipe dentro do escritório.
A partir da implementação, houve uma sincronização geral entre colaboradores, uma interação maior dentro dos times, entre os times e também com a liderança, o que melhorou muito a comunicação interna e o engajamento no trabalho, trazendo mais velocidade de solução de problemas, maior foco nas necessidades do cliente e uma maior qualidade do serviço prestado ao cliente.
A implementação também foi fundamental para a efetiva criação dos comitês internos do escritório (pessoas, técnico, tecnologia e marketing). Este era um desejo antigo dos gestores e já havia sido tentado no passado, mas sem sucesso.
Os comitês são compostos por colaboradores de todas as áreas, inclusive do administrativo e financeiro, e a partir do foco e práticas de colaboração, fica fácil ver o brilho nos olhos das pessoas e reconhecer os resultados e engajamento vivenciado.
” … Fato é que após a implementação das Metodologias Ágeis, os OKRs e o Kanban Organizacional, os times têm funcionado muito bem, com muita integração e agilidade nas entregas. E sabemos que será melhoria contínua, em vista das retrospectivas e reuniões de checkins quinzenais que realizamos.
Ezequiel Melo Campos – Sócio do escritório
As Metodologias Ágeis foram implementadas no Melo Campos de forma rápida, prática e facilitou muito o dia a dia dos gestores que agora conseguem acompanhar tudo o que está sendo feito por meio do Kanban Organizacional e das equipes que estão 100% integradas, alinhadas e com um espírito colaborativo latente.
O resultado foi uma maior eficiência, alinhamento e colaboração entre todos os times, um novo modelo de gestão remoto foi implementado e a satisfação de todos os colaboradores é nítida.
O prêmio de prática reconhecida pela Análise DNA+ Fenalaw
O Prêmio Análise DNA+ Fenalaw foi criado pela Análise Editorial e Fenalaw para destacar iniciativas e práticas desenvolvidas por escritórios de advocacia empresarial de pequeno, médio e grande porte no Brasil nas áreas de gestão, inovação, tecnologia e marketing. O objetivo é reconhecer e valorizar iniciativas que tenham impactado positivamente os negócios do escritório, de forma que a disseminação do conhecimento e a troca de experiência promovidas pela premiação possam amplificar o benefício do projeto reconhecido para outros prestadores de serviço do mercado.
O escritório inscreveu a prática de implementação das Metodologias Ágeis na categoria gestão e se destacou alcançando nota acima de 70% da maior nota obtida nas avaliações do Juri do Prêmio Análise DNA+Fenalaw 2022 e com isso recebeu o selo de destaque pela iniciativa.
Podcast sobre Metodologias Ágeis no mundo jurídico
Caso queira escutar um pouco mais sobre Metodologias Ágeis no mundo jurídico, escute estes podcasts especialmente selecionados:
O que a Jurídico Ágil pode fazer pelos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos
A Jurídico Ágil oferece cursos e consultorias altamente especializados para a implementação das metodologias ágeis em equipes jurídicas. Aqui nós trazemos um olhar diferenciado para os escritórios e departamentos jurídicos em forma de um serviço especializado e pioneiro no Brasil.
Em nosso blog, você também encontra diversos conteúdos completos sobre a aplicação das metodologias ágeis, assim como cases de sucesso de clientes que trabalharam com a Jurídico Ágil nessa jornada!
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