O que é OKR? Tudo sobre a metodologia

Você sabe o que é OKR? Sigla para Objectives and Key Results ou traduzido para o português, Objetivos e Resultados-Chave, é um método de gestão de resultados muito usado pelas startups no Vale do Silício e que tem se expandido para outras empresas inovadoras e que buscam a melhoria contínua na sua gestão.

Em um contexto de alta competição na qual as companhias estão posicionadas atualmente, possuir uma estratégia bem consolidada é crucial para o funcionamento da organização. No entanto, várias empresas ainda não dão a devida e necessária atenção para o assunto por acreditarem que estratégia empresarial se limita apenas a gerar lucro.

Diante disso, utilizando no contexto de PMEs (Pequenas e Médias Empresas), a ausência de gestão estratégica é uma das principais causas de falência das companhias, de acordo com o SEBRAE.

Caso você esteja interessado em novidades na área de gestão e eficiência jurídica, prossiga na leitura deste artigo que nós do Jurídico Ágil preparamos especialmente para você.

Confira a seguir!

Afinal, o que é OKR?

À medida que aparecem cada vez mais startups e modelos inovadores de negócios, variados métodos de gestão são pensados e aplicados para acompanhar o ritmo intenso e dinâmico desse cenário. E como surgiram os OKRs?

Os Objectives and Key Results (OKR) foram construídos pelo ex-CEO, Andrew S. Grove, mas ganharam mais visibilidade quando, no ano de 1999, um dos investidores da empresa Google, John Doerr, exibiu esta metodologia para os colaboradores da companhia em volta de uma mesa de ping pong. (Por incrível que pareça, todos os funcionários do Google cabiam em volta de uma mesa de ping pong).

Sendo assim, o método ganhou fama por ser suportado a elevação do Google, a empresa partiu inicialmente por volta de 40 pessoas em 1999 para 185 mil atualmente, provando que pode ser utilizado tanto por pequenas empresas como por grandes instituições.

Agora, você conhece o Jurídico Ágil? Vem que eu te explico melhor!

O Jurídico Ágil é pioneiro na aplicação das Metodologias Ágeis no Direito e tem alcançado resultados expressivos tanto em escritórios de advocacia, departamentos jurídicos, advogados autônomos e até mesmo na gestão pública.

Ter o domínio em implementação nos times jurídicos é muito relevante, pois mesmo que as Metodologias Ágeis sejam consideravelmente divulgadas e usadas nos ambientes tecnológicos, existem diversas adequações e ajustes que necessitam ser feitos, pois a gestão jurídica ágil é desigual do dia a dia das equipes de tecnologia e outros setores das empresas.

Sendo assim, nós da equipe do Jurídico Ágil elaboramos um método único para treinar e implementar, que já foi testado em diversos espaços e situações e temos resultados comprovados de todos que o utilizaram.

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Como o OKR funciona como metodologia de gestão

Exemplificando, Doerr estabeleceu a receita para definir metas sendo como:

“Eu vou” (Objetivo)

“medido por” (conjunto de resultados-chave)

Isto é, no que se refere o que é OKRs possuímos dois principais componentes:

• Objetivos (O): declaração precisa da direção almejada pela empresa. Um objetivo positivo tem que ser vividamente descrito para que as pessoas consigam imaginar o quão impactante será alcançá-lo.
• Resultados-chave (KR): metas com embate direto no atingimento do objetivo caso seja alcançado com êxito.

Você também pode utilizar esta estrutura, que une duas perguntas em apenas uma afirmação:

• Eu vou (Objetivo), medindo por meio de (resultados-chave).

Exemplificando: “Eu vou conquistar 6 novos clientes até novembro de 2023 e medir esse número mensalmente com os registros do meu sistema.

Além disso, o objetivo é o qualitativo e os KRs (na maioria dos casos entre 2 e 5 para cada objetivo) são quantitativos.

Ao mesmo tempo que os objetivos devam ser concisos, claros e aspiracionais para estarem na maioria das vezes na cabeça e mente dos colaboradores, os key results são utilizados para mostrar se o objetivo foi concluído até o final do período (geralmente trimestre para OKRs táticos e anual para OKRs estratégicos).

Eles são aplicados como uma ferramenta de gestão e interação muito eficaz, pois contribuem na criação de foco e alinhamento do esforço de todo o time em torno de um objetivo desafiador.

Quais as vantagens de adotar a metodologia OKR

Uma das questões mais relevantes do que é OKRs corresponde ao fato do modelo não ser sistemático e com várias regras inflexíveis, como as metodologias de gestão tradicionais.

Assim sendo, quando criou esta metodologia, Andrew S. Grove não sugeriu práticas específicas e rigorosas do que precisaria ser feito para que ela fosse implementada com sucesso.

A maior parte das organizações adaptam alguns detalhes da metodologia para a realidade da companhia e seguem boas práticas e casos de sucesso de uma coletividade colaborativa cada vez maior que já utiliza a OKR. 

Além do mais, podemos listar seis vantagens de adotar a metodologia OKR, veja:

1. Suas metas são definidas para um período de tempo menor, sendo mais concreto onde você pode atingir e também possibilitando consertar um erro rapidamente;
2. A clareza e simplicidade dos objetivos e resultados-chave são o suporte para a metodologia criar um alto engajamento da equipe;
3. Os resultados-chave são revisados em ciclos curtos, fazendo com que seja provável anteceder o final do trimestre e reorganizar-se para alcançar a meta estabelecida.
4. Como modo de ajudar o alinhamento, OKR é um instrumento que favorece a transparência. Todos os colaboradores podem observar os OKRs da companhia. 
5. Os OKRs corroboram a cultura data-driven dentro de uma empresa, fazendo com que as decisões sejam tomadas com base em dados.
6. Ao utilizar OKR, você conseguirá medir o resultado e não dedicação das tarefas, como é bem encontrado em companhias que usam metodologias tradicionais de gestão.

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Exemplos práticos de OKR

Agora que você se encontra mais familiarizado com o que é OKR, observe alguns exemplos para o público do Direito.

Objetivo: Aumentar a receita

• KR1:Criar um fluxo para cobrança dos clientes que estão inadimplentes;
• KR2: Converter 20 novos clientes;
• KR3: Promover divulgações em novas redes sociais para captar novos clientes.

Objetivo: Elevar a retenção de talentos

• KR1: Diminuir turnover em 15%;
• KR2: Fazer entrevistas de saída com todos os colaboradores de desligamento voluntário;
• KR3: Elaborar a oficina de treinamento do ABCD Advogados.

Objetivo 3: Possuir mais tranquilidade financeira e reservas de caixa

• KR1: Elevar faturamento em 25% até o final do trimestre;
• KR2: Diminuir 20% dos custos operacionais do escritório;
• KR3: Conferir todos os contratos de clientes mensalistas e negociá-los até o final do trimestre.

Objetivo 4: Possuir o melhor blog do segmento

• KR1: Expandir em 30% o número de assinantes do Blog;
• KR2: Possuir 25% a mais de tempo gasto na página X;
• KR3: Crescimento de 20% em compartilhamentos dos conteúdos do Blog.

Template de planilha OKR

Passo a passo de como implementar OKR em empresas

Por fim e não menos importante, essa é vista como a parte mais fundamental de todo o processo do método OKR o que é, pois, de nada servirá você ter programado e realizado diversas análises se a execução não for bem realizada.

O acompanhamento das metas é a melhor fonte de referência para saber se a execução está conforme os planos e, caso não esteja, para tomar iniciativas que revertam este cenário.

Aqui na Jurídico Ágil, como modo de alinhar o seu time e para que a execução saia conforme planejado, contamos com uma equipe totalmente preparada para atender você, o seu escritório ou departamento jurídico da melhor forma possível!

Confira, agora o passo a passo de como implementar OKR e o que é:

Cerimônias

Para a boa utilização da metodologia, existem diversas cerimônias no decorrer do trimestre para planejamento, definição dos OKRs e exposição dos resultados. 

Assim, a primeira etapa da execução da metodologia é o corpo executivo definir os OKRs estratégicos anuais da companhia.

Logo após isso, detemos as cerimônias que existem todo trimestre. Com os OKRs estratégicos escolhidos, as áreas discutem quais são as suas preferências no trimestre para ajudar no alcance dos objetivos da empresa.

Após acertado, é determinado um cronograma de entregas e cerimônias de OKRs:

1. A primeira cerimônia é realizada quando o diretor traz a visão da área para o trimestre, já nivelada com outras áreas da companhia para gerar sinergia ao trabalho.
2. A segunda cerimônia é um seminário com os líderes das equipes retratando a visão e alinhamento de cada time.
3. Com base nessas duas situações, as equipes criam um esboço dos OKRs que serão exibidos na próxima etapa. Essa etapa é uma demonstração do esboço para toda área, onde os líderes expõem o esboço dos OKRs e todos da área podem intervir e dar feedbacks para aperfeiçoá-los.
4. A seguinte etapa é fazer os ajustes segundo os feedbacks recebidos, tornando tudo pronto para a principal cerimônia: a Exposição do que é OKRs e projetos.
5. Por fim, são exibidos, para toda a companhia, os resultados do último quarter, os OKRs do próximo quarter e os projetos que ajudarão a empresa a alcançar os resultados-chave. Esse processo, além de ser o divisor de águas dos trimestre, é fundamental para a transmissão clara e transparente do corpo executivo com todos os funcionários sobre os efeitos atingidos e as prioridades de cada área, criando um maior alinhamento da equipe.

Dashboard de OKRs

Uma vez decididos os OKRs, é necessário que exista alguém responsável pela mensuração semanal de cada KR da área. A execução da mensuração de cada semana possui como principal objetivo reagir quanto antes caso as coisas não caminhem conforme os planos.

Exemplificando, se o KR é elevar de 40% para 70% a taxa de qualificação e ele ficar em 50% por diversas semanas, é praticamente impossível que, no final do trimestre, seja alcançado esse KR.

Sendo assim, nota-se de forma rápida que o KR não está caminhando para a projeção da meta e uma façanha é necessária para alterar o panorama.

O Dashboard de OKRs é o lugar onde é colocado o desempenho semanal de cada resultado-chave, sendo capaz todos os colaboradores a terem uma visão ampla do progresso da empresa.

Diante disso, no Dashboard, as janelas mostrarão os OKRs de cada área com as noções de como é calculado, frequência de mensuração e comentários adicionais.

Além do mais, para cada resultado-chave, é mensurado o seu progresso em relação ao valor foco e também ao QTD (quarter-to-date), que é resumidamente o cálculo de como a KR está de acordo ao valor alvo projetado para o dia corrente, levando em consideração que a progressão seja linear.

Comunicação

Agora que o Dashboard está disponível para todos os funcionários da empresa, conseguindo ser acessado diretamente do Google Drive. 

Todavia, assim como diversos documentos no seu próprio computador, ele pode ficar perdido no meio a tantos, sendo pouco utilizado pelos colaboradores e tendo pouca efetividade na interação, alinhamento e acompanhamento das metas da empresa.

Para isso, no intuito de que os OKRs estejam vistos no dia a dia de todos, vale a pena utilizar técnicas de comunicação tanto online quanto offline, por exemplo:

• Notificações em programas de mensagens;
• Reports semanais;
• Reports trimestrais;
• OKRs expostas nos quadros e paredes.

O Jurídico Ágil criou com exclusividade, um Kanban Organizacional que consolida todos os OKRs e ajuda na visualização das operações do dia a dia, além de deixar visível os gargalos e outras fontes de problema e necessidade de apoio a cada time. Fale conosco para conhecer mais detalhes! 

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Conclusão

A adoção de um sistema de gestão de objetivos como o OKR, é capaz de transformar e alinhar a organização e começar a trazer resultados e visualização de uma maneira muito rápida e prática.

Quem utiliza OKRs tem uma maior chance de se tornar mais criativo e produtivo, além também de conseguir evidenciar melhor os seus resultados e como eles estão alinhados aos objetivos da empresa.

Agora que você conhece mais sobre o que é OKR, como funciona e vantagens que pode proporcionar para um projeto ou uma companhia, você pode começar a implementar esse sistema diariamente para potencializar o desenvolvimento de um bom planejamento.

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